Polisi Gwirfoddolwyr

1. Diben y polisi hwn 

Mae NRAS (Cymdeithas Genedlaethol Arthritis Rwmatoid) wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd a diogelwch eich gwybodaeth bersonol.

Mae'r polisi preifatrwydd hwn ('Polisi Preifatrwydd') yn disgrifio sut rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi yn ystod ac ar ôl eich perthynas wirfoddoli gyda ni yn unol â'r cyfreithiau sy'n rheoleiddio prosesu eich gwybodaeth bersonol (gyda'i gilydd, 'Deddfau Diogelu Data'). Mae'r Polisi Preifatrwydd hwn yn berthnasol i bob darpar wirfoddolwr, gwirfoddolwr presennol a chyn wirfoddolwr.

At ddibenion Deddfau Diogelu Data, mae BHF yn gweithredu fel “rheolydd data” ac mae hynny’n golygu ein bod ni’n gyfrifol am benderfynu sut rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi.

2. Egwyddorion diogelu data

Rydym yn cydymffurfio â Chyfraith Diogelu Data. Mae hon yn dweud bod rhaid i'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch fod:

  • 2.1. Wedi'i ddefnyddio'n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw.
  • 2.2. Wedi'i gasglu at ddibenion penodol, eglur a chyfreithlon a heb ei brosesu mewn modd sy'n anghydnaws â'r dibenion hynny.
  • 2.3. Digonol, perthnasol a chyfyngedig i'r dibenion yr ydym wedi dweud wrthych amdanynt.
  • 2.4. Cywir ac wedi'i gadw'n gyfredol.
  • 2.5. Dim ond cyhyd ag sy'n angenrheidiol at y dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt y caiff ei gadw.
  • 2.6. Wedi'i brosesu mewn modd sy'n sicrhau diogelwch priodol y wybodaeth bersonol. 

    3. Y math o wybodaeth sydd gennym amdanoch chi

    Mae gwybodaeth bersonol (a all gael ei galw'n ddata personol hefyd) yn golygu unrhyw wybodaeth amdanoch chi y gellir eich adnabod ohoni, boed yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol. Rydym yn casglu, storio a defnyddio'r categorïau canlynol o wybodaeth bersonol amdanoch chi:

    Categori Data a gasglwyd Beth rydyn ni'n ei ddefnyddio ar ei gyfer 
    Pob gwirfoddolwr Manylion cyswllt personol fel enw, teitl, cyfeiriadau, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost personol I gysylltu â chi ynglŷn â'ch gwirfoddoli a'ch ymwneud â NRAS. I gysylltu â chi yn unol â'ch dewisiadau marchnata. 
    Pob gwirfoddolwr Gwybodaeth recriwtio (cyfeiriadau a gwybodaeth arall a gesglir fel rhan o'r broses ymgeisio) Gwneud penderfyniad ynglŷn â'ch recriwtio fel gwirfoddolwr. 
    Pob gwirfoddolwr Dyddiad geni I ofyn am ganiatâd os yw'r gwirfoddolwr o dan 18 oed (mewn amgylchiadau lle gallwn dderbyn ceisiadau gan rai o dan 18 oed). 
    Pob gwirfoddolwr Gwybodaeth am berfformiad I ddarparu cyfeirnod os gofynnir amdano. 
    Pob gwirfoddolwr Gwybodaeth am eich iechyd, gan gynnwys unrhyw gyflwr meddygol neu gymorth symudedd sydd ei angen Er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau iechyd a diogelwch a galluogi unrhyw addasiadau rhesymol i gael eu gwneud. 
    Ymddiriedolwyr Enw, teitl, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost personol, dyddiad geni Cofrestrau Cyfarwyddwyr ac Aelodau.   
    Rhai gwirfoddolwyr Lluniau ac astudiaethau achos. Os byddwch yn cydsynio, byddwn yn defnyddio eich delwedd a'ch stori i hyrwyddo gwaith y BHF mewn gwahanol gyhoeddiadau e.e. cylchlythyrau gwirfoddolwyr, gyda'r wasg leol neu ar bostiadau cyfryngau cymdeithasol. 
    Rhai gwirfoddolwyr Cyfeiriadau IP, cwcis a dynodwyr ar-lein eraill. Ar gyfer hysbysebu ar-lein wedi'i dargedu ac wedi'i ail-dargedu. 
    Pob gwirfoddolwr DBS ac adolygiadau gwaith perthnasol Gwybodaeth am wiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd gan gynnwys canlyniad y gwiriadau; camau gweithredu sy’n codi neu adolygiadau.  

    4. Sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu?

    Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi'n uniongyrchol drwy'r broses ymgeisio a recriwtio. Efallai y byddwn weithiau'n casglu gwybodaeth gan drydydd partïon, gan gynnwys cyn-gyflogwyr.

    Gwnewch yn siŵr bod unrhyw wybodaeth bersonol a roddwch i ni sy'n ymwneud ag unigolion trydydd parti yn cael ei darparu i ni gyda'u gwybodaeth eich bod yn ei rhoi i ni ac am ein defnydd arfaethedig o'u gwybodaeth bersonol.

    5. Y sail gyfreithlon ar gyfer defnyddio gwybodaeth amdanoch chi 

    Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol yn y sefyllfaoedd canlynol, sy'n debygol o fod yn brin:

    • 5.1. Contract – Lle mae angen i ni gyflawni unrhyw gontract gyda chi, neu er mwyn cymryd unrhyw gamau cyn-gontract a wneir ar eich cais; 
    • 5.2. Yn ôl y Gyfraith – Lle mae'n angenrheidiol i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol; 
    • 5.3. Caniatâd – Lle rydych chi wedi rhoi caniatâd yn rhydd at ddibenion penodol; 
    • 5.4. Buddiant Cyfreithlon – Lle bo angen hynny ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon (neu rai trydydd parti). Yn fras, ein budd cyfreithlon yw cyflawni diben elusennol NRAS, sy'n cynnwys anfon marchnata uniongyrchol at ein gwirfoddolwyr, cysylltu â'n gwirfoddolwyr i gynllunio a gweinyddu gweithgareddau, cymryd camau i sicrhau a monitro cydymffurfiaeth â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a'n safonau a'n gweithdrefnau mewnol, asesu addasrwydd gwirfoddolwyr ar gyfer rolau posibl a chadw cofnodion o weithgareddau a pherfformiad gwirfoddolwyr. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y sefyllfaoedd canlynol, sy'n debygol o fod yn brin:
      • 5.5. Lle mae angen i ni amddiffyn eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall), fel mewn argyfwng meddygol. 
      • 5.6. Lle bo angen hynny er budd y cyhoedd. 
         
         

    6. Sut rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol sy'n arbennig o sensitif 

    Efallai y byddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol 'categori arbennig' neu 'sensitif', megis gwybodaeth ynghylch eich tarddiad hiliol neu ethnig, credoau gwleidyddol, athronyddol a chrefyddol, aelodaeth o undeb llafur, iechyd meddwl neu gorfforol, bywyd rhywiol/cyfeiriadedd rhywedd neu'ch data genetig/biometrig. Dim ond gyda'ch caniatâd penodol y byddwn yn gwneud hyn; yn unol â rhwymedigaeth gyfreithiol neu, i amddiffyn eich buddiannau hanfodol (neu fuddiannau rhywun arall) pan nad ydych yn gallu rhoi eich caniatâd; neu, lle rydych eisoes wedi cyhoeddi gwybodaeth o'r fath; neu, lle mae angen i ni ddefnyddio data sensitif o'r fath mewn cysylltiad â hawliad cyfreithiol sydd gennym neu y gallem fod yn destun iddo. 

    Yn benodol, gyda'ch caniatâd, lle mae angen asesu eich gallu i wirfoddoli ar sail iechyd, yn amodol ar ddiogelwch cyfrinachedd priodol, byddwn yn defnyddio gwybodaeth am eich iechyd corfforol neu feddyliol, neu statws anabledd, i sicrhau eich iechyd a'ch diogelwch yn y gweithle ac i asesu eich addasrwydd i weithio ac i ddarparu addasiadau priodol i'r gweithle.

    7. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol 

    Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth benodol pan ofynnir amdani, efallai y byddwn yn cael ein hatal rhag cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol (megis sicrhau iechyd a diogelwch ein cwsmeriaid, gweithwyr a gwirfoddolwyr) ac efallai na fyddwn yn gallu prosesu eich cais i wirfoddoli gyda ni, cynnig cyfleoedd gwirfoddoli penodol i chi neu eich cadw fel gwirfoddolwr.

    8. Newid pwrpas

    Dim ond at y dibenion y gwnaethom ei chasglu y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, oni bai ein bod yn ystyried yn rhesymol fod angen i ni ei defnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw'n gysylltiedig â'r diben gwreiddiol.

    9. Rhannu data 

    Efallai y byddwn yn datgelu eich gwybodaeth yn yr amgylchiadau canlynol: 

    I endidau, cyflenwyr neu ddarparwyr gwasanaethau eraill y NRAS lle mae angen gwneud hynny i hwyluso eich gwirfoddoli. Er enghraifft, efallai y byddwn yn datgelu eich cyfeiriad e-bost i gyflenwr sy'n anfon yr e-Gylchlythyr gwirfoddoli ar gyfer y NRAS. 

    Lle mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i wneud hynny, byddwn yn rhannu gwybodaeth gwirfoddolwyr. Rydym yn darparu manylion cyswllt sylfaenol ein Hymddiriedolwyr i'r Comisiwn Elusennau a Thŷ'r Cwmnïau. 

    Efallai y byddwn yn darparu eich cyfeiriad e-bost, rhif ffôn symudol neu gwcis neu ddynodwyr ar-lein eraill mewn fformat wedi'i amgryptio i gwmnïau cyfryngau cymdeithasol, fel Facebook, Instagram, Twitter neu YouTube, neu i gwmnïau hysbysebu digidol sy'n arddangos hysbysebion ar lwyfannau ar-lein (cyfryngau cymdeithasol a gwefannau eraill). Gallwch wrthwynebu i'ch data gael ei ddefnyddio yn y ffordd hon drwy gysylltu â'n Rheolwr Gwirfoddolwyr nicolag@nras.org.uk . Fodd bynnag, efallai na fydd hyn yn atal ein hysbysebion rhag cael eu dangos i chi lle nad ydych wedi cael eich targedu'n bersonol.   

    Os byddwn yn rhannu eich data, rydym yn ei gwneud yn ofynnol i drydydd partïon barchu diogelwch eich data, ei ddefnyddio at ddibenion cyfreithlon yn unig a'i drin yn unol â Deddfau Diogelu Data. 

    Nid ydym yn gwerthu nac yn rhentu eich gwybodaeth i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

    10. Diogelwch data 

    Rydym wedi rhoi mesurau technegol a threfniadol priodol ar waith i amddiffyn diogelwch eich gwybodaeth. 
     
    Dim ond yn ôl ein cyfarwyddiadau ni y bydd trydydd partïon yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, a lle maent wedi cytuno i drin y wybodaeth yn gyfrinachol a'i chadw'n ddiogel. 
     
    Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli, ei defnyddio neu ei chyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei datgelu ar ddamwain. Yn ogystal, rydym yn cyfyngu mynediad i'ch gwybodaeth bersonol i'r gwirfoddolwyr, gweithwyr, asiantau, contractwyr a thrydydd partïon eraill hynny sydd angen gwybod o safbwynt busnes. 
     
    Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw dor-diogelwch data a amheuir a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys o dor-diogelwch a amheuir lle mae'n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Gellir dod o hyd i fanylion pellach ynghylch sut rydym yn delio â thorri data yn ein Polisi Diogelu Data.

    12. Trosglwyddo gwybodaeth y tu allan i'r UE 

    Efallai y byddwn yn penderfynu defnyddio gwasanaethau cynnal data neu brosesu data cyflenwr neu ddarparwr gwasanaeth sydd wedi'i leoli y tu allan i'r DU a'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE), sy'n golygu y gellir trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i wledydd nad ydynt yn cael eu hystyried i fod â'r un safonau ar gyfer diogelu gwybodaeth bersonol yn gyfreithiol â'r DU. Byddwn bob amser yn cymryd camau i ddewis endidau sy'n parchu diogelwch data ac sydd â, neu a fydd yn rhoi, mesurau diogelwch cyfreithiol addas ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.

    13. Cadw data 

    Dim ond cyhyd ag sy'n angenrheidiol i gyflawni'r dibenion y gwnaethom ei chasglu y byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol neu ofynion adrodd. 
     
    Er mwyn pennu'r cyfnod cadw priodol ar gyfer data personol, rydym yn ystyried faint, natur a sensitifrwydd y data personol, y risg bosibl o niwed o ganlyniad i ddefnydd neu ddatgeliad anawdurdodedig o'ch data personol, y dibenion y rydym yn prosesu eich data personol ar eu cyfer ac a allwn gyflawni'r dibenion hynny trwy ddulliau eraill, a'r gofynion cyfreithiol perthnasol. Bydd gwybodaeth bersonol nad oes ei hangen arnom mwyach yn cael ei dinistrio'n ddiogel. 
     
    Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn yn anonymeiddio eich gwybodaeth bersonol fel na ellir ei chysylltu â chi mwyach, ac yn yr achos hwnnw, efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth o'r fath heb rybudd pellach i chi.

    14. Eich hawliau 

    Mae gennych yr hawliau cyfreithiol canlynol mewn perthynas â'n casglu a phrosesu eich gwybodaeth bersonol: 

    Hawl i gael gwybod – mae gennych yr hawl i gael gwybod sut y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio. Bwriad y Polisi hwn a pholisïau a datganiadau eraill a ddefnyddir ar wefan NRAS ac yn ein cyfathrebiadau yw rhoi disgrifiad clir a thryloyw i chi o sut y gellir defnyddio eich gwybodaeth bersonol. 

    Hawl mynediad – gallwch ysgrifennu atom i ofyn am gadarnhad o ba wybodaeth sydd gennym amdanoch chi ac i ofyn am gopi o’r wybodaeth honno (a gwybodaeth gysylltiedig arall). Ar yr amod ein bod yn fodlon bod gennych hawl i weld y wybodaeth a ofynnwyd amdani a’n bod wedi cadarnhau eich hunaniaeth yn llwyddiannus, byddwn yn darparu eich gwybodaeth bersonol i chi yn amodol ar unrhyw eithriadau sy’n berthnasol. Ni fydd yn rhaid i chi dalu ffi i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol (neu i arfer unrhyw un o’r hawliau eraill). Fodd bynnag, efallai y byddwn yn codi ffi resymol os yw eich cais am fynediad yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol. Fel arall, efallai y byddwn yn gwrthod cydymffurfio â’r cais mewn amgylchiadau o’r fath. 

    Hawl i ddileu – ar eich cais byddwn yn dileu eich gwybodaeth bersonol o’n cofnodion cyn belled nad oes gennym reswm dilys dros ei chadw (e.e. i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol). 
    Gofynnwch am gywiriad o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi. Mae hyn yn eich galluogi i gael unrhyw wybodaeth anghyflawn neu anghywir sydd gennym amdanoch chi wedi’i chywiro. Cadwch ni’n wybodus os bydd eich gwybodaeth bersonol yn newid yn ystod eich perthynas wirfoddoli gyda ni. 

    Hawl i gyfyngu ar brosesu – mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol os oes anghytundeb ynghylch ei chywirdeb neu a yw ein defnydd yn gyfreithlon ai peidio. 

    Hawl i wrthwynebu – mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu lle rydym yn: (i) prosesu eich gwybodaeth bersonol ar sail buddiannau cyfreithlon ac nad oes gennym unrhyw reswm cymhellol y gallwn ei ddangos i barhau â'r prosesu hwnnw; (ii) defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer marchnata uniongyrchol, neu; (iii) defnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion ystadegol/ 

    Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â Rheolwr Gwirfoddolwyr nicolag@nras.org.uk. I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau neu os nad ydych yn hapus â'n hymateb i gais, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) – am ragor o fanylion, gweler https://ico.org.uk/. 

    15. Swyddog diogelu data 

    Rydym wedi penodi Swyddog Diogelu Data (DPO) i oruchwylio safonau diogelu data yn NRAS. Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â'n DPO yn data@nras.org.uk

    Diweddarwyd: 14/11/2024

    NRAS yn 2024

    • 0 Ymholiadau llinell gymorth
    • 0 Cyhoeddiadau a anfonwyd allan
    • 0 Pobl a gyrhaeddodd