Freiwilligenpolitik

1. Zweck dieser Richtlinie 

NRAS (National Rheumatoid Arthritis Society) verpflichtet sich, die Privatsphäre und Sicherheit Ihrer persönlichen Daten zu schützen.

Diese Datenschutzrichtlinie („ Datenschutzrichtlinie “) beschreibt, wie wir personenbezogene Daten über Sie während und nach Ihrem ehrenamtlichen Engagement bei uns gemäß den Gesetzen, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten regeln (gemeinsam „ Datenschutzgesetze “), sammeln und verwenden. Diese Datenschutzrichtlinie gilt für alle potenziellen, aktuellen und ehemaligen Freiwilligen.

Im Sinne der Datenschutzgesetze fungiert BHF als „Datenverantwortlicher“ und bedeutet, dass wir für die Entscheidung verantwortlich sind, wie wir personenbezogene Daten über Sie verwenden.

2. Datenschutzgrundsätze

Wir halten uns an das Datenschutzgesetz. Darin heißt es, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, folgende sein müssen:

• 2.1. Rechtmäßig, fair und transparent verwendet.
• 2.2. Für bestimmte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer Weise verarbeitet, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist.
• 2.3. Angemessen, relevant und auf die Zwecke beschränkt, die wir Ihnen mitgeteilt haben.
• 2.4. Präzise und auf dem neuesten Stand gehalten.
• 2.5. Nur so lange aufbewahrt, wie es für die von uns genannten Zwecke erforderlich ist.
• 2.6. In einer Weise verarbeitet, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet. 

3. Die Art der Informationen, die wir über Sie speichern

Personenbezogene Daten (die auch als personenbezogene Daten bezeichnet werden können) sind alle Informationen über Sie, anhand derer Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können. Wir erheben, speichern und nutzen die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie:

4. Wie werden Ihre persönlichen Daten erfasst?

Wir erheben personenbezogene Daten über Sie direkt im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses. Manchmal erfassen wir Informationen von Dritten, einschließlich ehemaligen Arbeitgebern.

Bitte stellen Sie sicher, dass alle personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen und die sich auf Dritte beziehen, uns mit der Kenntnis der von Ihnen übermittelten Daten und der von uns beabsichtigten Verwendung ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden.

5. Die rechtmäßigen Gründe, aus denen wir Informationen über Sie verwenden 

Wir können Ihre persönlichen Daten auch in den folgenden Situationen verwenden und weitergeben, die wahrscheinlich selten vorkommen:

• 5.1. Vertrag – Wenn wir einen Vertrag mit Ihnen erfüllen müssen oder um vorvertragliche Schritte zu unternehmen, die auf Ihren Wunsch hin durchgeführt werden;
• 5.2. Gesetzlich – Wenn es für uns erforderlich ist, einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen;
• 5.3. Einwilligung – Wenn Sie Ihre Einwilligung für bestimmte Zwecke freiwillig erteilt haben;
• 5.4. Berechtigtes Interesse – Wenn es für unsere berechtigten Interessen (oder die eines Dritten) erforderlich ist. Im Großen und Ganzen besteht unser berechtigtes Interesse in der Erfüllung des gemeinnützigen Zwecks von NRAS. Dazu gehört das Versenden von Direktmarketing an unsere Freiwilligen, die Kontaktaufnahme mit unseren Freiwilligen zur Planung und Verwaltung von Aktivitäten, das Ergreifen von Maßnahmen zur Sicherstellung und Überwachung der Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und internen Standards und Verfahren sowie die Bewertung Eignung von Freiwilligen für potenzielle Rollen und Führung von Aufzeichnungen über Freiwilligenaktivitäten und -leistungen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch in den folgenden Situationen verwenden, die wahrscheinlich selten vorkommen:
  • 5.5. Wenn wir Ihre Interessen (oder die Interessen einer anderen Person) schützen müssen, beispielsweise in einem medizinischen Notfall. 
  • 5.6. Wo es im öffentlichen Interesse erforderlich ist. 
     
     

6. Wie wir besonders sensible personenbezogene Daten verwenden 

Wir verarbeiten möglicherweise „besondere Kategorie“ oder „sensible“ personenbezogene Daten, wie z. B. Informationen zu Ihrer Rasse oder ethnischen Herkunft, Ihren politischen, philosophischen und religiösen Überzeugungen, Ihrer Gewerkschaftszugehörigkeit, Ihrer geistigen oder körperlichen Gesundheit, Ihrem Sexualleben/Ihrer Geschlechtsorientierung oder Ihren genetischen/biometrischen Daten Daten. Dies tun wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen (oder der Interessen einer anderen Person), wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Einwilligung zu erteilen; oder wenn Sie solche Informationen bereits veröffentlicht haben; oder wenn wir solche sensiblen Daten im Zusammenhang mit einem Rechtsanspruch verwenden müssen, den wir haben oder haben könnten. 

Insbesondere werden wir mit Ihrer Einwilligung, wenn dies zur Beurteilung Ihrer ehrenamtlichen Leistungsfähigkeit aus gesundheitlichen Gründen erforderlich ist, und vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeitsgarantien Informationen über Ihre körperliche oder geistige Gesundheit oder Ihren Behinderungsstatus verwenden, um Ihre Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten und um Ihre Arbeitsfähigkeit zu beurteilen und entsprechende Anpassungen am Arbeitsplatz vorzunehmen.

7. Wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben 

Wenn Sie auf Anfrage bestimmte Informationen nicht bereitstellen, kann es sein, dass wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachkommen können (z. B. zur Gewährleistung der Gesundheit und Sicherheit unserer Kunden, Mitarbeiter und Freiwilligen) und dass wir Ihre Bewerbung als Freiwilliger möglicherweise nicht bearbeiten können uns, bieten Ihnen bestimmte ehrenamtliche Möglichkeiten an oder behalten Sie als Freiwilliger.

8. Zweckänderung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der begründeten Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck zusammenhängt.

9. Datenaustausch 

Wir können Ihre Daten unter folgenden Umständen offenlegen: 

An andere NRAS-Einrichtungen, Lieferanten oder Dienstleister, sofern dies zur Erleichterung Ihrer Freiwilligenarbeit erforderlich ist. Beispielsweise können wir Ihre E-Mail-Adresse an einen Lieferanten weitergeben, der den ehrenamtlichen E-Newsletter für NRAS versendet. 

Sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, geben wir die Informationen der Freiwilligen weiter. Wir stellen der Charity Commission und dem Companies House grundlegende Kontaktdaten unserer Treuhänder zur Verfügung. 

Wir können Ihre E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer oder Cookies oder andere Online-Identifikatoren in einem verschlüsselten Format an Social-Media-Unternehmen wie Facebook, Instagram, Twitter oder YouTube oder an digitale Werbeunternehmen weitergeben, die Werbung auf Online-Plattformen (soziale Medien usw.) anzeigen andere Websites). Sie können der Verwendung Ihrer Daten auf diese Weise widersprechen, indem Sie sich an unseren Volunteer Manager nicolag@nras.org.uk . Dies schließt jedoch nicht aus, dass Ihnen unsere Werbung auch dann angezeigt wird, wenn Sie nicht persönlich angesprochen werden.

Wenn wir Ihre Daten weitergeben, verlangen wir von Dritten, dass sie die Sicherheit Ihrer Daten respektieren, sie nur für rechtmäßige Zwecke verwenden und sie in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen behandeln. 

Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nicht zu Marketingzwecken an Dritte.

10. Datensicherheit 

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu schützen.
 
Dritte verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Anweisung und wenn sie sich bereit erklärt haben, die Informationen vertraulich zu behandeln und sicher aufzubewahren.
 
Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre persönlichen Daten versehentlich verloren gehen, verwendet oder auf unbefugte Weise abgerufen, geändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Freiwillige, Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die diese aus geschäftlichen Gründen kennen müssen.
 
Wir haben Verfahren für den Umgang mit vermuteten Datensicherheitsverstößen eingerichtet und werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über einen vermuteten Verstoß informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Weitere Einzelheiten darüber, wie wir mit Datenschutzverletzungen umgehen, finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.

12. Übermittlung von Informationen außerhalb der EU 

Wir können uns dafür entscheiden, die Datenhosting- oder Datenverarbeitungsdienste eines Lieferanten oder Dienstleisters zu nutzen, der seinen Sitz außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) hat. Dies bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in Länder übertragen werden, in denen dies nicht der Fall ist Es gelten dieselben Standards für den rechtlichen Schutz personenbezogener Daten wie im Vereinigten Königreich. Wir werden stets Maßnahmen ergreifen, um Unternehmen auszuwählen, die die Datensicherheit respektieren und über geeignete rechtliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verfügen oder entsprechende Maßnahmen ergreifen werden.

13. Datenaufbewahrung 

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange aufbewahren, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung gesetzlicher oder melderechtlicher Anforderungen.
 
Um die angemessene Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir die Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und ob Wir können diese Ziele mit anderen Mitteln und den geltenden rechtlichen Anforderungen erreichen. Persönliche Daten, die wir nicht mehr benötigen, werden sicher vernichtet.
 
Unter bestimmten Umständen können wir Ihre persönlichen Daten anonymisieren, sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können. In diesem Fall können wir diese Informationen ohne weitere Mitteilung an Sie verwenden.

14. Ihre Rechte 

Im Zusammenhang mit der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns stehen Ihnen folgende gesetzliche Rechte zu: 

Recht auf Information – Sie haben das Recht zu erfahren, wie Ihre persönlichen Daten verwendet werden. Diese Richtlinie und andere Richtlinien und Erklärungen, die auf der NRAS-Website und in unseren Mitteilungen verwendet werden, sollen Ihnen eine klare und transparente Beschreibung darüber geben, wie Ihre persönlichen Daten verwendet werden dürfen.

Zugriffsrecht – Sie können uns schreiben, um eine Bestätigung darüber anzufordern, welche Informationen wir über Sie gespeichert haben, und um eine Kopie dieser Informationen (und anderer damit zusammenhängender Informationen) anzufordern. Sofern wir davon überzeugt sind, dass Sie berechtigt sind, die angeforderten Informationen einzusehen, und wir Ihre Identität erfolgreich bestätigt haben, stellen wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten vorbehaltlich etwaiger Ausnahmen zur Verfügung. Für den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung anderer Rechte) müssen Sie keine Gebühr zahlen. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag auf Zugang offensichtlich unbegründet oder übertrieben ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.

Recht auf Löschung – auf Ihren Wunsch hin löschen wir Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Aufzeichnungen, sofern wir keinen triftigen Grund für die Aufbewahrung haben (z. B. zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung).
Fordern Sie die Korrektur der personenbezogenen Daten an, die wir über Sie gespeichert haben. Dies ermöglicht Ihnen die Korrektur etwaiger unvollständiger oder unrichtiger Informationen, die wir über Sie gespeichert haben. Bitte halten Sie uns auf dem Laufenden, wenn sich Ihre persönlichen Daten während Ihres ehrenamtlichen Engagements bei uns ändern.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Uneinigkeit über deren Richtigkeit besteht oder ob unsere Nutzung rechtmäßig ist oder nicht.

Widerspruchsrecht – Sie haben das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen, wenn wir: (i) Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten und wir keinen zwingenden Grund haben, nachzuweisen, mit dieser Verarbeitung fortzufahren; (ii) Verwendung Ihrer persönlichen Daten für Direktmarketing oder; (iii) Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für statistische Zwecke/

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an Volunteer Manager nicolag@nras.org.uk . Für weitere Informationen zu Ihren Rechten oder wenn Sie mit unserer Antwort auf eine Anfrage nicht zufrieden sind, können Sie sich an das Information Commissioner's Office (ICO) wenden – weitere Einzelheiten finden Sie unter https://ico.org.uk/. 

15. Datenschutzbeauftragter 

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, DPO) ernannt, der die Datenschutzstandards bei NRAS überwacht. Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter data@nras.org.uk

15/01/2025

Aktualisiert: 14.11.2024

Nächste Rezension: 16.11.2026