Richtlinie für Freiwillige

1. Zweck dieser Richtlinie 

Die NRAS (National Rheumatoid Arthritis Society) setzt sich für den Schutz der Privatsphäre und Sicherheit Ihrer persönlichen Daten ein.

Diese Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten während und nach Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit bei uns gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen (zusammen „Datenschutzgesetze“) erheben und verwenden. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle angehenden, aktuellen und ehemaligen Freiwilligen.

Im Sinne der Datenschutzgesetze fungiert BHF als „Datenverantwortlicher“, was bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

2. Grundsätze des Datenschutzes

Wir halten uns an das Datenschutzgesetz. Dieses besagt, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, folgende Kriterien erfüllen müssen:

  • 2.1. rechtmäßig, fair und transparent verwendet.
  • 2.2. Die Daten werden nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer Weise verarbeitet, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist.
  • 2.3. Angemessen, relevant und auf die Zwecke beschränkt, über die wir Sie informiert haben.
  • 2.4. Genau und stets aktuell.
  • 2.5. Sie werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Ihnen mitgeteilten Zwecke erforderlich ist.
  • 2.6. Die Verarbeitung erfolgt in einer Weise, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet. 

    3. Welche Art von Informationen wir über Sie speichern

    Personenbezogene Daten (auch persönliche Informationen genannt) sind alle Informationen über Sie, anhand derer Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können. Wir erheben, speichern und nutzen die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie:

    Kategorie Gesammelte Daten Wofür wir es verwenden 
    Alle Freiwilligen Persönliche Kontaktdaten wie Name, Titel, Adressen, Telefonnummern und private E-Mail-Adressen Um Sie bezüglich Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeiten und Ihres Engagements bei NRAS zu kontaktieren. Um Sie entsprechend Ihren Marketingpräferenzen zu kontaktieren. 
    Alle Freiwilligen Informationen zum Bewerbungsprozess (Referenzen und andere im Rahmen des Bewerbungsprozesses gesammelte Informationen) Eine Entscheidung über Ihre Teilnahme als Freiwilliger treffen. 
    Alle Freiwilligen Geburtsdatum Um die Zustimmung einzuholen, falls der Freiwillige unter 18 Jahre alt ist (in Fällen, in denen wir Bewerbungen von Minderjährigen annehmen können). 
    Alle Freiwilligen Leistungsinformationen Um auf Anfrage eine Referenz vorzulegen. 
    Alle Freiwilligen Informationen über Ihren Gesundheitszustand, einschließlich etwaiger Erkrankungen oder benötigter Mobilitätshilfen Um unseren Verpflichtungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit nachzukommen und alle angemessenen Anpassungen zu ermöglichen. 
    Treuhänder Name, Titel, Adresse, Telefonnummer, private E-Mail-Adresse, Geburtsdatum Verzeichnisse der Direktoren und Mitglieder.   
    Einige Freiwillige Fotos und Fallstudien. Wenn Sie Ihre Zustimmung geben, werden wir Ihr Bild und Ihre Geschichte verwenden, um die Arbeit der BHF in verschiedenen Publikationen zu bewerben, z. B. in Freiwilligen-Newslettern, in der Lokalpresse oder in Beiträgen in sozialen Medien. 
    Einige Freiwillige IP-Adressen, Cookies und andere Online-Kennungen. Für zielgerichtete und erneute Online-Werbung. 
    Alle Freiwilligen DBS- und relevante Arbeitsüberprüfungen Informationen zu DBS-Überprüfungen einschließlich des Ergebnisses der Überprüfungen; sich daraus ergebende Maßnahmen oder Überprüfungen.  

    4. Wie werden Ihre persönlichen Daten erfasst?

    Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten direkt im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens. Gelegentlich erhalten wir auch Informationen von Dritten, darunter früheren Arbeitgebern.

    Bitte stellen Sie sicher, dass alle personenbezogenen Daten, die Sie uns übermitteln und die sich auf Dritte beziehen, nur mit deren Wissen darüber übermittelt werden, dass Sie uns diese Daten geben und dass wir diese Daten für die Zwecke dieser Weitergabe verwenden.

    5. Die rechtlichen Grundlagen, auf denen wir Informationen über Sie verwenden 

    Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch in den folgenden, vermutlich seltenen Situationen verwenden und weitergeben:

    • 5.1. Vertrag – Wenn wir einen Vertrag mit Ihnen erfüllen müssen oder um auf Ihren Wunsch vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen; 
    • 5.2. Gesetzliche Verpflichtung – Wenn es für uns erforderlich ist, einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen; 
    • 5.3. Einwilligung – Wenn Sie Ihre Einwilligung freiwillig für bestimmte Zwecke erteilt haben; 
    • 5.4. Berechtigtes Interesse – Wenn dies für unsere berechtigten Interessen (oder die eines Dritten) erforderlich ist. Unser berechtigtes Interesse besteht im Wesentlichen darin, den gemeinnützigen Zweck von NRAS zu erfüllen. Dies umfasst die Zusendung von Direktmarketing an unsere Freiwilligen, die Kontaktaufnahme mit ihnen zur Planung und Durchführung von Aktivitäten, die Sicherstellung und Überwachung der Einhaltung unserer rechtlichen Verpflichtungen sowie unserer internen Standards und Verfahren, die Beurteilung der Eignung von Freiwilligen für potenzielle Aufgaben und die Dokumentation ihrer Aktivitäten und Leistungen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch in den folgenden, voraussichtlich seltenen Fällen verwenden:
      • 5.5. Wenn wir Ihre Interessen (oder die Interessen einer anderen Person) schützen müssen, beispielsweise in einem medizinischen Notfall. 
      • 5.6. Soweit dies im öffentlichen Interesse erforderlich ist. 
         
         

    6. Wie wir besonders sensible personenbezogene Daten verwenden 

    Wir verarbeiten unter Umständen „besondere Kategorien“ oder „sensible“ personenbezogene Daten, wie beispielsweise Informationen über Ihre rassische oder ethnische Herkunft, Ihre politischen, philosophischen und religiösen Überzeugungen, Ihre Gewerkschaftszugehörigkeit, Ihre psychische oder physische Gesundheit, Ihr Sexualleben/Ihre Geschlechtsidentität oder Ihre genetischen/biometrischen Daten. Dies geschieht nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung; zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen (oder der Interessen einer anderen Person), wenn Sie nicht einwilligungsfähig sind; oder wenn Sie diese Informationen bereits veröffentlicht haben; oder wenn wir diese sensiblen Daten im Zusammenhang mit einem Rechtsanspruch benötigen, dem wir unterliegen oder unterliegen könnten. 

    Insbesondere werden wir, vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeitsvorkehrungen, mit Ihrer Einwilligung und sofern dies zur Beurteilung Ihrer Eignung für ehrenamtliche Tätigkeiten aus gesundheitlichen Gründen erforderlich ist, Informationen über Ihre körperliche oder geistige Gesundheit oder Ihren Behinderungsstatus verwenden, um Ihre Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten, Ihre Arbeitsfähigkeit zu beurteilen und gegebenenfalls geeignete Anpassungen am Arbeitsplatz vorzunehmen.

    7. Wenn Sie keine persönlichen Daten angeben 

    Wenn Sie bestimmte angeforderte Informationen nicht bereitstellen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z. B. die Gesundheit und Sicherheit unserer Kunden, Mitarbeiter und Freiwilligen zu gewährleisten) und wir können Ihre Bewerbung für eine Freiwilligentätigkeit bei uns möglicherweise nicht bearbeiten, Ihnen bestimmte Freiwilligeneinsätze nicht anbieten oder Sie nicht als Freiwilligen behalten.

    8. Änderung des Zwecks

    Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie erhoben haben, es sei denn, wir sind der vernünftigen Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck zusammenhängt.

    9. Datenaustausch 

    Wir können Ihre Daten unter folgenden Umständen offenlegen: 

    An andere NRAS-Einrichtungen, Lieferanten oder Dienstleister, sofern dies zur Unterstützung Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit erforderlich ist. Beispielsweise können wir Ihre E-Mail-Adresse an einen Lieferanten weitergeben, der den NRAS-Newsletter für Freiwillige versendet. 

    Wo wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, geben wir die Daten unserer Freiwilligen weiter. Wir übermitteln der Charity Commission und dem Companies House die grundlegenden Kontaktdaten unserer Vorstandsmitglieder. 

    Wir können Ihre E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer, Cookies oder andere Online-Kennungen in verschlüsselter Form an Social-Media-Unternehmen wie Facebook, Instagram, Twitter oder YouTube oder an digitale Werbeunternehmen weitergeben, die Werbung auf Online-Plattformen (Social Media und anderen Websites) schalten. Sie können der Verwendung Ihrer Daten auf diese Weise widersprechen, indem Sie sich an unseren Freiwilligenmanager nicolag@nras.org.uk . Dies kann jedoch nicht verhindern, dass Ihnen unsere Werbung angezeigt wird, auch wenn Sie nicht persönlich angesprochen wurden.   

    Wenn wir Ihre Daten weitergeben, verpflichten wir Dritte dazu, die Sicherheit Ihrer Daten zu respektieren, sie nur für rechtmäßige Zwecke zu verwenden und sie in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen zu behandeln. 

    Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nicht an Dritte zu Marketingzwecken.

    10. Datensicherheit 

    Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. 
     
    Dritte verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur in unserem Auftrag und unter der Voraussetzung, dass sie sich zur Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten verpflichtet haben. 
     
    Wir haben geeignete Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um den versehentlichen Verlust, die unbefugte Nutzung oder den unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten sowie deren Veränderung oder Offenlegung zu verhindern. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Freiwilligen, Mitarbeiter, Beauftragten, Auftragnehmer und sonstige Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen benötigen. 
     
    Wir haben Verfahren eingerichtet, um jeden Verdacht auf eine Datenschutzverletzung zu untersuchen und Sie sowie die zuständige Aufsichtsbehörde im Falle einer solchen Verletzung zu benachrichtigen, sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Weitere Informationen zu unserem Umgang mit Datenschutzverletzungen finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.

    12. Übermittlung von Informationen außerhalb der EU 

    Wir behalten uns vor, die Datenhosting- oder Datenverarbeitungsdienste eines Anbieters oder Dienstleisters außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) in Anspruch zu nehmen. Dies bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten in Länder übermittelt werden können, die nicht über die gleichen Datenschutzstandards wie das Vereinigte Königreich verfügen. Wir werden jedoch stets darauf achten, Unternehmen auszuwählen, die die Datensicherheit respektieren und geeignete rechtliche Schutzmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen haben oder treffen werden.

    13. Datenaufbewahrung 

    Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung gesetzlicher oder melderechtlicher Anforderungen. 
     
    Um die angemessene Speicherdauer für personenbezogene Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir deren Umfang, Art und Sensibilität, das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung, die Zwecke der Verarbeitung und ob diese Zwecke auch auf anderem Wege erreicht werden können, sowie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Personenbezogene Daten, die wir nicht mehr benötigen, werden sicher gelöscht. 
     
    Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren, sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können. In diesem Fall können wir diese Daten ohne weitere Benachrichtigung an Sie verwenden.

    14. Ihre Rechte 

    Sie haben folgende gesetzliche Rechte in Bezug auf unsere Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten: 

    Recht auf Information – Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, wie Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden. Diese Richtlinie sowie weitere Richtlinien und Erklärungen auf der NRAS-Website und in unserer Kommunikation sollen Ihnen eine klare und transparente Beschreibung der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bieten. 

    Auskunftsrecht – Sie können uns schriftlich um eine Bestätigung bitten, welche Informationen wir über Sie speichern, und eine Kopie dieser Informationen (sowie weiterer damit zusammenhängender Informationen) anfordern. Sofern wir davon überzeugt sind, dass Sie berechtigt sind, die angeforderten Informationen einzusehen, und Ihre Identität erfolgreich bestätigt haben, stellen wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten vorbehaltlich etwaiger Ausnahmen zur Verfügung. Für den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung Ihrer anderen Rechte) fallen keine Gebühren an. Wir behalten uns jedoch vor, eine angemessene Gebühr zu erheben, wenn Ihr Auskunftsersuchen offensichtlich unbegründet oder übertrieben ist. Alternativ können wir die Bearbeitung des Ersuchens in solchen Fällen ablehnen. 

    Recht auf Löschung – Auf Ihren Wunsch löschen wir Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Aufzeichnungen, sofern kein berechtigter Grund für deren Aufbewahrung besteht (z. B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). 
    Sie können die Berichtigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Dadurch können Sie unvollständige oder unrichtige Daten korrigieren lassen. Bitte informieren Sie uns, wenn sich Ihre personenbezogenen Daten während Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit bei uns ändern. 

    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Uneinigkeit über deren Richtigkeit oder darüber besteht, ob unsere Nutzung rechtmäßig ist oder nicht. 

    Widerspruchsrecht – Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn wir: (i) Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten und wir keinen zwingenden Grund für die Fortsetzung dieser Verarbeitung nachweisen können; (ii) Ihre personenbezogenen Daten für Direktmarketing verwenden; oder (iii) Ihre personenbezogenen Daten für statistische Zwecke verwenden. 

    Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den Freiwilligenmanager nicolag@nras.org.uk. Weitere Informationen zu Ihren Rechten oder falls Sie mit unserer Antwort auf eine Anfrage nicht zufrieden sind, können Sie sich an das Information Commissioner’s Office (ICO) wenden – weitere Informationen finden Sie unter https://ico.org.uk/. 

    15. Datenschutzbeauftragter 

    Wir haben einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt, der die Einhaltung der Datenschutzstandards bei NRAS überwacht. Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an unseren DSB unter data@nras.org.uk.

    Aktualisiert: 14.11.2024

    NRAS im Jahr 2024

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