Politique des bénévoles

1. Objectif de cette politique 

La NRAS (National Rheumatoid Arthritis Society) s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles.

Cette politique de confidentialité (« Politique de confidentialité ») décrit la manière dont nous collectons et utilisons les informations personnelles vous concernant pendant et après votre relation de bénévolat avec nous, conformément aux lois qui réglementent le traitement de vos informations personnelles (ensemble, « Lois sur la protection des données »). Cette politique de confidentialité s'applique à tous les bénévoles potentiels, actuels et anciens.

Aux fins des lois sur la protection des données, BHF agit en tant que « contrôleur de données » et signifie que nous sommes responsables de décider de la manière dont nous utilisons les informations personnelles vous concernant.

2. Principes de protection des données

Nous respectons la loi sur la protection des données. Cela signifie que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent être :

• 2.1. Utilisé légalement, équitablement et de manière transparente.
• 2.2. Collectés à des fins déterminées, explicites et légitimes et non traités d'une manière incompatible avec ces finalités.
• 2.3. Adéquat, pertinent et limité aux finalités dont nous vous avons parlé.
• 2.4. Précis et tenu à jour.
• 2.5. Conservé uniquement le temps nécessaire aux fins dont nous vous avons parlé.
• 2.6. Traités de manière à garantir une sécurité appropriée des informations personnelles. 

3. Le type d'informations que nous détenons à votre sujet

Les informations personnelles (qui peuvent également être appelées données personnelles) désignent toute information vous concernant permettant de vous identifier, directement ou indirectement. Nous collectons, stockons et utilisons les catégories suivantes d’informations personnelles vous concernant :

4. Comment vos informations personnelles sont-elles collectées ?

Nous collectons des informations personnelles vous concernant directement via le processus de candidature et de recrutement. Nous pouvons parfois collecter des informations auprès de tiers, y compris d'anciens employeurs.

Veuillez vous assurer que toutes les informations personnelles que vous nous fournissez et qui concernent des tiers doivent nous être fournies en sachant que vous nous les fournissez et en sachant que nous proposons d'utiliser leurs informations personnelles.

5. Les motifs légaux pour lesquels nous utilisons les informations vous concernant 

Nous pouvons également utiliser et partager vos informations personnelles dans les situations suivantes, qui sont susceptibles d'être rares :

• 5.1. Contrat – Lorsque nous devons exécuter un contrat avec vous, ou afin de prendre des mesures précontractuelles faites à votre demande ;
• 5.2. Par la loi – Lorsqu’il est nécessaire pour nous de nous conformer à une obligation légale ;
• 5.3. Consentement – ​​Lorsque vous avez librement donné votre consentement à des fins particulières ;
• 5.4. Intérêt légitime – Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers). En termes généraux, notre intérêt légitime est de réaliser l'objectif caritatif du NRAS, qui implique d'envoyer du marketing direct à nos bénévoles, de contacter nos bénévoles pour planifier et administrer des activités, de prendre des mesures pour garantir et contrôler le respect de nos obligations légales et des normes et procédures internes, d'évaluer l’adéquation des bénévoles aux rôles potentiels et la tenue de registres des activités et des performances des bénévoles. Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles dans les situations suivantes, qui sont susceptibles d'être rares :
  • 5.5. Lorsque nous devons protéger vos intérêts (ou ceux de quelqu'un d'autre), par exemple en cas d'urgence médicale. 
  • 5.6. Là où cela est nécessaire dans l’intérêt public. 
     
     

6. Comment nous utilisons les informations personnelles particulièrement sensibles 

Nous pouvons traiter des informations personnelles de « catégorie spéciale » ou « sensibles », telles que des informations concernant votre origine raciale ou ethnique, vos convictions politiques, philosophiques et religieuses, votre appartenance syndicale, votre santé mentale ou physique, votre vie sexuelle/orientation de genre ou vos données génétiques/biométriques. données. Nous ne le ferons qu'avec votre consentement explicite ; en conformité avec une obligation légale ou, pour protéger vos intérêts vitaux (ou ceux d'autrui) lorsque vous n'êtes pas en mesure de donner votre consentement ; ou, lorsque vous avez déjà publié ces informations ; ou lorsque nous devons utiliser ces données sensibles dans le cadre d'une réclamation légale que nous avons ou à laquelle nous pourrions être soumis. 

En particulier, avec votre consentement, lorsque cela est nécessaire pour évaluer votre capacité de faire du bénévolat pour des raisons de santé, sous réserve de garanties de confidentialité appropriées, nous utiliserons les informations sur votre santé physique ou mentale, ou votre statut de handicap, pour garantir votre santé et votre sécurité sur le lieu de travail. et pour évaluer votre aptitude au travail et pour apporter les ajustements appropriés au lieu de travail.

7. Si vous ne fournissez pas d'informations personnelles 

Si vous ne fournissez pas certaines informations lorsque cela vous est demandé, nous pourrions être empêchés de respecter nos obligations légales (telles que garantir la santé et la sécurité de nos clients, travailleurs et bénévoles) et nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande de bénévolat avec nous, vous offrir certaines opportunités de bénévolat ou vous garder comme bénévole.

8. Changement d'objet

Nous n'utiliserons vos informations personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, à moins que nous considérions raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est liée à la finalité initiale.

9. Partage de données 

Nous pouvons divulguer vos informations dans les circonstances suivantes : 

Aux autres entités, fournisseurs ou prestataires de services du NRAS lorsque cela est nécessaire pour faciliter votre volontariat. À titre d'exemple, nous pouvons divulguer votre adresse e-mail à un fournisseur qui envoie le bulletin d'information électronique des bénévoles pour le NRAS. 

Lorsque nous y sommes légalement obligés, nous partagerons les informations des bénévoles. Nous fournissons à la Charity Commission et à la Companies House les coordonnées de base de nos administrateurs. 

Nous pouvons fournir votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone mobile ou des cookies ou autres identifiants en ligne dans un format crypté à des sociétés de médias sociaux, telles que Facebook, Instagram, Twitter ou YouTube, ou à des sociétés de publicité numérique qui affichent des publicités sur des plateformes en ligne (médias sociaux et autres sites Internet). Vous pouvez vous opposer à cette utilisation de vos données en contactant notre responsable des bénévoles nicolag@nras.org.uk . Toutefois, cela ne peut pas empêcher que nos publicités vous soient présentées là où vous n'êtes pas personnellement ciblé.

Si nous partageons vos données, nous demandons aux tiers de respecter la sécurité de vos données, de les utiliser uniquement à des fins licites et de les traiter conformément aux lois sur la protection des données. 

Nous ne vendons ni ne louons vos informations à des tiers à des fins de marketing.

10. Sécurité des données 

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger la sécurité de vos informations.
 
Les tiers ne traiteront vos informations personnelles que selon nos instructions et lorsqu'ils ont accepté de traiter les informations de manière confidentielle et de les garder en sécurité.
 
Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l'accès à vos informations personnelles aux bénévoles, employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître.
 
Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et vous informerons, ainsi que tout régulateur applicable, d'une violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. De plus amples détails sur la manière dont nous traitons les violations de données peuvent être trouvés dans notre Politique de protection des données.

12. Transfert d'informations en dehors de l'UE 

Nous pouvons décider d'utiliser les services d'hébergement ou de traitement de données d'un fournisseur ou prestataire de services basé en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen (EEE), ce qui signifie que vos informations personnelles peuvent être transférées vers des pays qui ne sont pas considérés comme ayant le mêmes normes de protection juridique des informations personnelles qu’au Royaume-Uni. Nous prendrons toujours des mesures pour choisir des entités qui respectent la sécurité des données et qui ont, ou mettront en place, des garanties juridiques appropriées pour protéger vos informations personnelles.

13. Conservation des données 

Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris afin de satisfaire à toute exigence légale ou de déclaration.
 
Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d’autres moyens et en respectant les exigences légales applicables. Les informations personnelles dont nous n'avons plus besoin seront détruites en toute sécurité.
 
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans vous en informer davantage.

14. Vos droits 

Vous disposez des droits légaux suivants concernant notre collecte et notre traitement de vos informations personnelles : 

Droit d’être informé – vous avez le droit d’être informé de la manière dont vos informations personnelles seront utilisées. Cette politique et d'autres politiques et déclarations utilisées sur le site Web du NRAS et dans nos communications sont destinées à vous fournir une description claire et transparente de la manière dont vos informations personnelles peuvent être utilisées.

Droit d’accès – vous pouvez nous écrire pour demander confirmation des informations que nous détenons sur vous et demander une copie de ces informations (et d’autres informations connexes). Si nous sommes convaincus que vous avez le droit de voir les informations demandées et que nous avons confirmé avec succès votre identité, nous vous fournirons vos informations personnelles sous réserve de toute exception applicable. Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est manifestement infondée ou excessive. Alternativement, nous pouvons refuser de répondre à la demande dans de telles circonstances.

Droit d'effacement – ​​à votre demande, nous supprimerons vos informations personnelles de nos dossiers dans la mesure où nous n'avons pas de raison valable de les conserver (par exemple pour nous conformer à une obligation légale).
Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet. Veuillez nous tenir informés si vos informations personnelles changent au cours de votre relation de bénévolat avec nous.

Droit de restreindre le traitement – ​​vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles en cas de désaccord sur leur exactitude ou si notre utilisation est légitime ou non.

Droit d’opposition – vous avez le droit de vous opposer au traitement lorsque nous : (i) traitons vos informations personnelles sur la base d’intérêts légitimes et que nous n’avons aucune raison impérieuse que nous puissions démontrer pour poursuivre ce traitement ; (ii) utiliser vos informations personnelles à des fins de marketing direct, ou ; (iii) utiliser vos informations personnelles à des fins statistiques/

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez contacter le responsable des bénévoles nicolag@nras.org.uk . Pour plus d'informations sur vos droits ou si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à une demande, vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à l'information (ICO) – pour plus de détails, voir https://ico.org.uk/. 

15. Délégué à la protection des données 

Nous avons nommé un délégué à la protection des données (DPO) pour superviser les normes de protection des données au NRAS. Si vous avez des questions sur cet avis de confidentialité ou sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles, veuillez contacter notre DPO à data@nras.org.uk

15/01/2025

Mise à jour : 14/11/2024

Prochaine révision : 16/11/2026