સ્વયંસેવક નીતિ

1. આ નીતિનો હેતુ 

NRAS (નેશનલ રુમેટોઇડ આર્થરાઈટીસ સોસાયટી) તમારી અંગત માહિતીની ગોપનીયતા અને સુરક્ષાને સુરક્ષિત રાખવા માટે પ્રતિબદ્ધ છે.

આ ગોપનીયતા નીતિ (' ગોપનીયતા નીતિ ') વર્ણવે છે કે અમે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીની પ્રક્રિયાને નિયંત્રિત કરતા કાયદાઓ અનુસાર (એકસાથે, ' ડેટા પ્રોટેક્શન લો ') તમારા સ્વયંસેવી સંબંધ દરમિયાન અને પછી તમારા વિશેની વ્યક્તિગત માહિતી કેવી રીતે એકત્રિત કરીએ છીએ અને તેનો ઉપયોગ કરીએ છીએ. આ ગોપનીયતા નીતિ તમામ સંભવિત, વર્તમાન અને ભૂતપૂર્વ સ્વયંસેવકોને લાગુ પડે છે.

ડેટા પ્રોટેક્શન કાયદાના હેતુઓ માટે, BHF "ડેટા નિયંત્રક" તરીકે કાર્ય કરે છે અને તેનો અર્થ એ છે કે અમે તમારા વિશેની વ્યક્તિગત માહિતીનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરીએ છીએ તે નક્કી કરવા માટે અમે જવાબદાર છીએ.

2. ડેટા સંરક્ષણ સિદ્ધાંતો

અમે ડેટા પ્રોટેક્શન કાયદાનું પાલન કરીએ છીએ. આ કહે છે કે અમે તમારા વિશે જે અંગત માહિતી રાખીએ છીએ તે હોવી જોઈએ:

• 2.1. કાયદેસર, વાજબી અને પારદર્શક રીતે ઉપયોગ થાય છે.
• 2.2. ઉલ્લેખિત, સ્પષ્ટ અને કાયદેસર હેતુઓ માટે એકત્રિત કરવામાં આવે છે અને તે હેતુઓ સાથે અસંગત હોય તેવી રીતે પ્રક્રિયા કરવામાં આવતી નથી.
• 2.3. પર્યાપ્ત, સુસંગત અને અમે તમને જે હેતુઓ વિશે કહ્યું છે તેના માટે મર્યાદિત.
• 2.4. સચોટ અને અદ્યતન રાખવામાં આવે છે.
• 2.5. અમે તમને જે હેતુઓ વિશે જણાવ્યું છે તે હેતુઓ માટે જરૂરી હોય ત્યાં સુધી જ રાખવામાં આવે છે.
• 2.6. વ્યક્તિગત માહિતીની યોગ્ય સુરક્ષા સુનિશ્ચિત કરે તે રીતે પ્રક્રિયા. 

3. અમે તમારા વિશે જે માહિતી રાખીએ છીએ તેનો પ્રકાર

વ્યક્તિગત માહિતી (જેને વ્યક્તિગત ડેટા પણ કહી શકાય), એટલે તમારા વિશેની કોઈપણ માહિતી કે જેનાથી તમે પ્રત્યક્ષ કે પરોક્ષ રીતે ઓળખી શકો. અમે તમારા વિશેની વ્યક્તિગત માહિતીની નીચેની શ્રેણીઓ એકત્રિત, સંગ્રહ અને ઉપયોગ કરીએ છીએ:

4. તમારી અંગત માહિતી કેવી રીતે એકત્રિત કરવામાં આવે છે?

અમે અરજી અને ભરતી પ્રક્રિયા દ્વારા સીધા તમારા વિશેની વ્યક્તિગત માહિતી એકત્રિત કરીએ છીએ. અમે કેટલીકવાર ભૂતપૂર્વ નોકરીદાતાઓ સહિત તૃતીય પક્ષો પાસેથી માહિતી એકત્રિત કરી શકીએ છીએ.

કૃપા કરીને ખાતરી કરો કે તમે અમને પ્રદાન કરો છો તે કોઈપણ વ્યક્તિગત માહિતી કે જે તૃતીય પક્ષ વ્યક્તિઓ સાથે સંબંધિત છે તે અમને તેમના જ્ઞાન સાથે પ્રદાન કરવી આવશ્યક છે જે તમે અમને આપી રહ્યાં છો અને તેમની વ્યક્તિગત માહિતીના અમારા સૂચિત ઉપયોગ વિશે.

5. કાયદેસરના આધારો કે જેના આધારે અમે તમારા વિશેની માહિતીનો ઉપયોગ કરીએ છીએ 

અમે નીચેની પરિસ્થિતિઓમાં પણ તમારી વ્યક્તિગત માહિતીનો ઉપયોગ અને શેર કરી શકીએ છીએ, જે ભાગ્યે જ હોઈ શકે છે:

• 5.1. કરાર - જ્યાં અમારે તમારી સાથે કોઈપણ કરાર કરવાની જરૂર છે, અથવા તમારી વિનંતી પર કરવામાં આવેલ કોઈપણ પૂર્વ-કોન્ટ્રાક્ટ પગલાં લેવા માટે;
• 5.2. કાયદા દ્વારા - જ્યાં અમારા માટે કાનૂની જવાબદારીનું પાલન કરવું જરૂરી છે;
• 5.3. સંમતિ - જ્યાં તમે ચોક્કસ હેતુઓ માટે મુક્તપણે સંમતિ આપી હોય;
• 5.4. કાયદેસર વ્યાજ - જ્યાં તે અમારા કાયદેસર હિતો (અથવા તૃતીય પક્ષના) માટે જરૂરી છે. વ્યાપક શબ્દોમાં અમારું કાયદેસર હિત NRAS ના સખાવતી હેતુને પરિપૂર્ણ કરી રહ્યું છે, જેમાં અમારા સ્વયંસેવકોને સીધું માર્કેટિંગ મોકલવું, પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન અને સંચાલન કરવા માટે અમારા સ્વયંસેવકોનો સંપર્ક કરવો, અમારી કાનૂની જવાબદારીઓ અને આંતરિક ધોરણો અને પ્રક્રિયાઓનું પાલન સુનિશ્ચિત કરવા અને તેનું નિરીક્ષણ કરવા પગલાં લેવાનો સમાવેશ થાય છે. સંભવિત ભૂમિકાઓ માટે સ્વયંસેવકોની યોગ્યતા અને સ્વયંસેવક પ્રવૃત્તિઓ અને કામગીરીના રેકોર્ડ રાખવા. અમે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીનો ઉપયોગ નીચેની પરિસ્થિતિઓમાં પણ કરી શકીએ છીએ, જે ભાગ્યે જ હોઈ શકે છે:
  • 5.5. જ્યાં અમારે તમારી રુચિઓ (અથવા અન્ય કોઈની રુચિઓ)નું રક્ષણ કરવાની જરૂર છે, જેમ કે તબીબી કટોકટીમાં. 
  • 5.6. જ્યાં જનહિતમાં જરૂરી છે. 
     
     

6. અમે ખાસ કરીને સંવેદનશીલ વ્યક્તિગત માહિતીનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરીએ છીએ 

અમે 'વિશેષ કેટેગરી' અથવા 'સંવેદનશીલ' વ્યક્તિગત માહિતી પર પ્રક્રિયા કરી શકીએ છીએ, જેમ કે તમારા વંશીય અથવા વંશીય મૂળ, રાજકીય, દાર્શનિક અને ધાર્મિક માન્યતાઓ, ટ્રેડ યુનિયન સભ્યપદ, માનસિક અથવા શારીરિક સ્વાસ્થ્ય, જાતીય જીવન/લિંગ અભિગમ અથવા તમારી આનુવંશિક/બાયોમેટ્રિક સંબંધિત માહિતી. ડેટા અમે આ ફક્ત તમારી સ્પષ્ટ સંમતિથી કરીશું; જ્યારે તમે તમારી સંમતિ આપવા માટે સક્ષમ ન હોવ ત્યારે કાનૂની જવાબદારીના પાલનમાં અથવા તમારા મહત્વપૂર્ણ હિતો (અથવા અન્ય કોઈના હિતોનું) રક્ષણ કરવા માટે; અથવા, જ્યાં તમે પહેલેથી જ આવી માહિતી જાહેર કરી છે; અથવા, જ્યાં અમારે એવા કાનૂની દાવાના સંબંધમાં આવા સંવેદનશીલ ડેટાનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે જે અમારી પાસે છે અથવા તેને આધીન હોઈ શકે છે. 

ખાસ કરીને, તમારી સંમતિથી, જ્યાં સ્વાસ્થ્યના આધાર પર તમારી સ્વૈચ્છિક ક્ષમતાનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે જરૂરી છે, યોગ્ય ગોપનીયતા સુરક્ષાને આધીન, અમે કાર્યસ્થળે તમારા સ્વાસ્થ્ય અને સલામતીની ખાતરી કરવા માટે તમારા શારીરિક અથવા માનસિક સ્વાસ્થ્ય અથવા અપંગતાની સ્થિતિ વિશેની માહિતીનો ઉપયોગ કરીશું. અને કામ કરવા માટે તમારી ફિટનેસનું મૂલ્યાંકન કરવા અને કાર્યસ્થળે યોગ્ય ગોઠવણો પ્રદાન કરવા.

7. જો તમે વ્યક્તિગત માહિતી આપવામાં નિષ્ફળ થાવ છો 

જો તમે વિનંતી કરવામાં આવે ત્યારે ચોક્કસ માહિતી આપવામાં નિષ્ફળ થશો, તો અમને અમારી કાનૂની જવાબદારીઓનું પાલન કરવાથી અટકાવવામાં આવી શકે છે (જેમ કે અમારા ગ્રાહકો, કામદારો અને સ્વયંસેવકોના સ્વાસ્થ્ય અને સલામતીની ખાતરી કરવી) અને અમે સ્વયંસેવક બનવા માટે તમારી અરજી પર પ્રક્રિયા કરી શકીશું નહીં. અમે તમને અમુક સ્વયંસેવી તકો પ્રદાન કરીએ છીએ અથવા તમને સ્વયંસેવક તરીકે રાખીએ છીએ.

8. હેતુ પરિવર્તન

અમે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીનો ઉપયોગ ફક્ત તે હેતુઓ માટે કરીશું કે જેના માટે અમે તેને એકત્રિત કરી છે, સિવાય કે અમે વ્યાજબી રીતે ધ્યાનમાં લઈએ કે અમારે અન્ય કારણસર તેનો ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે અને તે કારણ મૂળ હેતુ સાથે સંબંધિત છે.

9. ડેટા શેરિંગ 

અમે નીચેના સંજોગોમાં તમારી માહિતી જાહેર કરી શકીએ છીએ: 

અન્ય NRAS સંસ્થાઓ, સપ્લાયર્સ અથવા સેવા પ્રદાતાઓને જ્યાં તમારી સ્વયંસેવીની સુવિધા માટે આમ કરવું જરૂરી છે. ઉદાહરણ તરીકે, અમે તમારું ઈમેલ સરનામું એવા સપ્લાયરને જાહેર કરી શકીએ છીએ જે NRAS માટે સ્વયંસેવક ઈ-ન્યૂઝલેટર મોકલે છે. 

જ્યાં અમે કાયદેસર રીતે બંધાયેલા છીએ અમે સ્વયંસેવકોની માહિતી શેર કરીશું. અમે ચેરિટી કમિશન અને કંપની હાઉસને અમારા ટ્રસ્ટીઓની મૂળભૂત સંપર્ક વિગતો પ્રદાન કરીએ છીએ. 

અમે તમારું ઈમેલ સરનામું, મોબાઈલ ફોન નંબર અથવા કૂકીઝ અથવા અન્ય ઓનલાઈન ઓળખકર્તાઓ એનક્રિપ્ટેડ ફોર્મેટમાં સોશિયલ મીડિયા કંપનીઓ, જેમ કે ફેસબુક, ઈન્સ્ટાગ્રામ, ટ્વિટર અથવા યુટ્યુબને અથવા ડિજિટલ એડવર્ટાઈઝિંગ કંપનીઓને આપી શકીએ છીએ જે ઓનલાઈન પ્લેટફોર્મ પર જાહેરાત પ્રદર્શિત કરે છે (સોશિયલ મીડિયા અને અન્ય વેબસાઇટ્સ). nicolag@nras.org.uk નો સંપર્ક કરીને તમારા ડેટાનો આ રીતે ઉપયોગ કરવા સામે વાંધો ઉઠાવી શકો છો . જો કે, આ અમારી જાહેરાતો તમને બતાવવામાં આવતી અટકાવી શકશે નહીં જ્યાં તમને વ્યક્તિગત રૂપે લક્ષ્ય બનાવવામાં આવ્યું નથી.

જો અમે તમારો ડેટા શેર કરીએ છીએ, તો અમને જરૂરી છે કે તૃતીય પક્ષો તમારા ડેટાની સુરક્ષાનો આદર કરે, તેનો ઉપયોગ માત્ર કાયદેસરના હેતુઓ માટે કરે અને ડેટા પ્રોટેક્શન કાયદાઓ અનુસાર તેને હેન્ડલ કરે. 

અમે માર્કેટિંગ હેતુઓ માટે તમારી માહિતી તૃતીય પક્ષોને વેચતા કે ભાડે આપતા નથી.

10. ડેટા સુરક્ષા 

અમે તમારી માહિતીની સુરક્ષાને સુરક્ષિત રાખવા માટે યોગ્ય તકનીકી અને સંસ્થાકીય પગલાં લીધાં છે.
 
તૃતીય પક્ષો ફક્ત અમારી સૂચનાઓ પર જ તમારી વ્યક્તિગત માહિતી પર પ્રક્રિયા કરશે અને જ્યાં તેઓ માહિતીને ગોપનીય રીતે લેવા અને તેને સુરક્ષિત રાખવા માટે સંમત થયા છે.
 
અમે તમારી અંગત માહિતીને આકસ્મિક રીતે ગુમ થવાથી, ઉપયોગમાં લેવાતી અથવા અનધિકૃત રીતે એક્સેસ થવાથી, બદલવામાં અથવા જાહેર થવાથી રોકવા માટે યોગ્ય સુરક્ષા પગલાં મૂક્યા છે. વધુમાં, અમે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીની ઍક્સેસને તે સ્વયંસેવકો, કર્મચારીઓ, એજન્ટો, ઠેકેદારો અને અન્ય તૃતીય પક્ષો સુધી મર્યાદિત કરીએ છીએ જેમને વ્યવસાય જાણવાની જરૂર છે.
 
અમે કોઈપણ શંકાસ્પદ ડેટા સુરક્ષા ભંગનો સામનો કરવા માટે પ્રક્રિયાઓ ગોઠવી છે અને તમને અને શંકાસ્પદ ઉલ્લંઘનની કોઈપણ લાગુ નિયમનકારને સૂચિત કરીશું જ્યાં અમારે કાયદેસર રીતે આવું કરવું જરૂરી છે. અમે ડેટા ભંગ સાથે કેવી રીતે વ્યવહાર કરીએ છીએ તેની વધુ વિગતો અમારી ડેટા પ્રોટેક્શન નીતિમાં મળી શકે છે.

12. EU ની બહાર માહિતી ટ્રાન્સફર કરવી 

અમે યુકે અને યુરોપિયન ઇકોનોમિક એરિયા (EEA) ની બહાર સ્થિત સપ્લાયર અથવા સેવા પ્રદાતાની ડેટા હોસ્ટિંગ અથવા ડેટા પ્રોસેસિંગ સેવાઓનો ઉપયોગ કરવાનું નક્કી કરી શકીએ છીએ, જેનો અર્થ છે કે તમારી વ્યક્તિગત માહિતી એવા દેશોમાં સ્થાનાંતરિત થઈ શકે છે કે જેને માનવામાં આવતું નથી. વ્યક્તિગત માહિતીના કાનૂની રક્ષણ માટેના સમાન ધોરણો યુ.કે. અમે હંમેશા એવી એકમોને પસંદ કરવા માટે પગલાં લઈશું જે ડેટા સુરક્ષાનો આદર કરે છે અને તમારી અંગત માહિતીને સુરક્ષિત રાખવા માટે યોગ્ય કાનૂની સલામતી ધરાવે છે અથવા મૂકીશું.

13. ડેટા રીટેન્શન 

કોઈપણ કાનૂની અથવા રિપોર્ટિંગ જરૂરિયાતોને સંતોષવાના હેતુઓ સહિત, અમે જે હેતુઓ માટે તેને એકત્રિત કરી છે તેને પરિપૂર્ણ કરવા માટે અમે ફક્ત તમારી વ્યક્તિગત માહિતીને જરૂરી હોય ત્યાં સુધી જાળવી રાખીશું.
 
વ્યક્તિગત ડેટા માટે યોગ્ય રીટેન્શન અવધિ નક્કી કરવા માટે, અમે વ્યક્તિગત ડેટાની માત્રા, પ્રકૃતિ અને સંવેદનશીલતાને ધ્યાનમાં લઈએ છીએ, તમારા વ્યક્તિગત ડેટાના અનધિકૃત ઉપયોગ અથવા જાહેર કરવાથી નુકસાનના સંભવિત જોખમો, અમે તમારા વ્યક્તિગત ડેટાની પ્રક્રિયા કયા હેતુઓ માટે કરીએ છીએ અને શું. અમે તે હેતુઓને અન્ય માધ્યમો અને લાગુ કાનૂની જરૂરિયાતો દ્વારા પ્રાપ્ત કરી શકીએ છીએ. વ્યક્તિગત માહિતી કે જેની અમને હવે જરૂર નથી તે સુરક્ષિત રીતે નાશ કરવામાં આવશે.
 
અમુક સંજોગોમાં અમે તમારી અંગત માહિતીને અનામી રાખી શકીએ છીએ જેથી કરીને તે તમારી સાથે સંકળાયેલી ન રહી શકે, આ કિસ્સામાં અમે તમને વધુ સૂચના આપ્યા વિના આવી માહિતીનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ.

14. તમારા અધિકારો 

તમારી વ્યક્તિગત માહિતીના અમારા સંગ્રહ અને પ્રક્રિયાના સંબંધમાં તમારી પાસે નીચેના કાનૂની અધિકારો છે: 

જાણ કરવાનો અધિકાર - તમારી અંગત માહિતીનો ઉપયોગ કેવી રીતે થશે તે જણાવવાનો તમને અધિકાર છે. આ નીતિ અને NRAS વેબસાઈટ પર અને અમારા સંચારમાં ઉપયોગમાં લેવાતી અન્ય નીતિઓ અને નિવેદનોનો હેતુ તમને તમારી વ્યક્તિગત માહિતીનો ઉપયોગ કેવી રીતે થઈ શકે તેનું સ્પષ્ટ અને પારદર્શક વર્ણન પ્રદાન કરવાનો છે.

ઍક્સેસનો અધિકાર - અમે તમારી પાસે કઈ માહિતી રાખીએ છીએ તેની પુષ્ટિ કરવા અને તે માહિતી (અને અન્ય સંબંધિત માહિતી) ની નકલની વિનંતી કરવા માટે તમે અમને લખી શકો છો. જો અમે સંતુષ્ટ હોઈએ કે તમે વિનંતી કરેલી માહિતી જોવા માટે હકદાર છો અને અમે સફળતાપૂર્વક તમારી ઓળખની પુષ્ટિ કરી છે, અમે તમને લાગુ પડતા કોઈપણ અપવાદોને આધીન તમારી વ્યક્તિગત માહિતી પ્રદાન કરીશું. તમારી અંગત માહિતી (અથવા અન્ય કોઈપણ અધિકારોનો ઉપયોગ કરવા) માટે તમારે કોઈ ફી ચૂકવવાની રહેશે નહીં. જો કે, જો તમારી ઍક્સેસ માટેની વિનંતી સ્પષ્ટપણે પાયાવિહોણી અથવા અતિશય હોય તો અમે વાજબી શુલ્ક લઈ શકીએ છીએ. વૈકલ્પિક રીતે, અમે આવા સંજોગોમાં વિનંતીનું પાલન કરવાનો ઇનકાર કરી શકીએ છીએ.

ભૂંસી નાખવાનો અધિકાર - તમારી વિનંતી પર અમે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીને અમારા રેકોર્ડ્સમાંથી કાઢી નાખીશું જ્યાં સુધી અમારી પાસે તેને પકડી રાખવાનું માન્ય કારણ ન હોય (દા.ત. કાનૂની જવાબદારીનું પાલન કરવું).
અમે તમારા વિશે રાખીએ છીએ તે વ્યક્તિગત માહિતીને સુધારવાની વિનંતી કરો. આ તમને કોઈપણ અધૂરી અથવા અચોક્કસ માહિતી મેળવવા માટે સક્ષમ કરે છે જે અમે તમારા વિશે રાખીએ છીએ તેને સુધારી શકાય છે. અમારી સાથેના તમારા સ્વયંસેવી સંબંધ દરમિયાન તમારી અંગત માહિતી બદલાય તો કૃપા કરીને અમને જાણ કરો.

પ્રક્રિયાને પ્રતિબંધિત કરવાનો અધિકાર - જો તમને તેની સચોટતા વિશે મતભેદ હોય અથવા અમારો ઉપયોગ કાયદેસર છે કે નહીં, તો તમારી વ્યક્તિગત માહિતીની પ્રક્રિયાને પ્રતિબંધિત કરવા માટે અમને કહેવાનો તમને અધિકાર છે.

વાંધો ઉઠાવવાનો અધિકાર - અમે જ્યાં છીએ ત્યાં પ્રક્રિયા કરવા પર તમને વાંધો ઉઠાવવાનો અધિકાર છે: (i) કાયદેસરના હિતોના આધારે તમારી વ્યક્તિગત માહિતી પર પ્રક્રિયા કરવી અને અમારી પાસે તે પ્રક્રિયા ચાલુ રાખવા માટે અમે દર્શાવી શકીએ તેવું કોઈ અનિવાર્ય કારણ નથી; (ii) સીધી માર્કેટિંગ માટે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીનો ઉપયોગ કરવો, અથવા; (iii) આંકડાકીય હેતુઓ માટે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીનો ઉપયોગ/

જો તમે આમાંથી કોઈપણ અધિકારનો ઉપયોગ કરવા ઈચ્છો છો, તો કૃપા કરીને સ્વયંસેવક મેનેજર nicolag@nras.org.uk . તમારા અધિકારો વિશે વધુ માહિતી માટે અથવા જો તમે વિનંતીના અમારા પ્રતિસાદથી ખુશ નથી, તો તમે માહિતી કમિશનરની ઑફિસ (ICO) નો સંપર્ક કરી શકો છો - વધુ વિગતો માટે, https://ico.org.uk/ જુઓ. 

15. ડેટા સંરક્ષણ અધિકારી 

અમે NRAS ખાતે ડેટા સુરક્ષા ધોરણોની દેખરેખ માટે ડેટા પ્રોટેક્શન ઓફિસર (DPO) ની નિમણૂક કરી છે. જો તમને આ ગોપનીયતા સૂચના વિશે અથવા અમે તમારી વ્યક્તિગત માહિતીને કેવી રીતે હેન્ડલ કરીએ છીએ તેના વિશે કોઈ પ્રશ્નો હોય, તો કૃપા કરીને data@nras.org.uk

15/01/2025

અપડેટ: 14/11/2024

આગલી સમીક્ષા: 16/11/2026