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Fundraising-Richtlinie

Spendenrichtlinien der Nationalen Gesellschaft für Rheumatoide Arthritis (NRAS) – August 2023

Verantwortung von	Treuhänder
Datum des Dokuments	31/08/23
Dokumentenmanager	Direktor für Fundraising und Marketing
Überprüfungsdatum	September 2024

1. Zweck der Richtlinie

Die National Rheumatoid Arthritis Society (NRAS) ist eine eingetragene Wohltätigkeitsorganisation, die sich durch Spenden finanziert, um ihren Betroffenen Dienstleistungen anbieten zu können. Die NRAS erbringt ihre Leistungen im Einklang mit ihrem gemeinnützigen Ziel, alle Menschen in Großbritannien, die mit rheumatoider Arthritis (RA) oder juveniler idiopathischer Arthritis (JIA) leben, zu informieren, zu stärken und zu unterstützen.
NRAS ist Mitglied der Fundraising-Regulierungsbehörde und verpflichtet sich, nur Spendenaktionen durchzuführen, die mit dem Verhaltenskodex für Spendenaktionen der Fundraising-Regulierungsbehörde übereinstimmen, und arbeitet daran, im Einklang mit dem Versprechen der Fundraising-Regulierungsbehörde zu handeln, offen, ehrlich, fair und legal zu sein.
Diese Richtlinie legt fest, wie NRAS im Bereich der Mittelbeschaffung ethisch und verantwortungsbewusst vorgeht. Alle Vorstandsmitglieder, Mitarbeiter und Freiwilligen, die im Namen von NRAS Spenden sammeln, sind verpflichtet, den Verhaltenskodex der Fundraising-Regulierungsbehörde, die rechtlichen Rahmenbedingungen der Wohltätigkeitskommission und die NRAS-Mittelbeschaffungsrichtlinie einzuhalten.

2. Fundraising-Standards

NRAS befolgt den Verhaltenskodex der Fundraising-Regulierungsbehörde und hält sich an die darin enthaltenen Kernprinzipien. Unsere Mitgliedschaft verpflichtet uns zu einem Fundraising-Versprechen, mit dem wir Spendern und Fundraising-Organisatoren versichern, dass unsere Fundraising-Aktivitäten legal, transparent, ehrlich und respektvoll sind.
Den vollständigen Verhaltenskodex für Spendenaktionen können Sie hier lesen.

3. Mittelbeschaffung und Projektgenehmigung

Extern

NRAS-Kollegen, Treuhänder, Mitglieder, Freiwillige oder Personen außerhalb der Organisation sollten ihre Spendenaktionen vor deren Durchführung von einem Mitglied des Fundraising-Teams genehmigen lassen.
NRAS sammelt niemals Gelder für Dritte, und Spendenaktionen, die unter Verwendung der registrierten Wohltätigkeitsnummern von NRAS durchgeführt werden, dürfen nur dazu verwendet werden, die Erbringung von NRAS-Dienstleistungen zu finanzieren, wie in unserer Registrierung bei der Charity Commission beschrieben.
Die Verwendung der NRAS-Wohltätigkeitsnummern für Spendenaktionen muss stets dem Verhaltenskodex der Fundraising-Regulierungsbehörde entsprechen.

Intern

Das Fundraising-Team priorisiert die Arbeit, um das von den Treuhändern jedes Jahr genehmigte Einnahmenziel zu erreichen und so die laufende Arbeit der Wohltätigkeitsorganisation zu unterstützen.
Damit Projekte außerhalb des genehmigten Jahresbudgets in die Ziele und KPIs des Fundraising-Teams für das Jahr aufgenommen werden können, müssen die zuständigen Mitarbeiter gemeinsam mit dem Leiter der Abteilung Stiftungen und Spenden ein Projektantragsformular ausfüllen und dieses dem Senior Management Team (SMT) zur Genehmigung vorlegen. Erst nach der Genehmigung durch das SMT beginnt das Fundraising-Team mit der Mittelbeschaffung für das Projekt.
Die Mittelbeschaffung für Projekte zur Bereitstellung, Verbesserung oder Erweiterung von NRAS-Dienstleistungen, die nicht vom SMT genehmigt wurden, sollte unter keinen Umständen erfolgen.
Projektvorschläge müssen mindestens 12 Monate vor Projektbeginn vereinbart werden, außer in Ausnahmefällen.
Wenn Änderungen an einem vereinbarten Projekt vorgenommen werden, müssen diese Änderungen dem SMT zur Genehmigung vorgelegt werden und das Fundraising-Team muss unverzüglich benachrichtigt werden.
Wird ein vereinbartes Projekt abgesagt, müssen das SMT und das Fundraising-Team unverzüglich benachrichtigt werden.
Bei der Vereinbarung eines Projekts sollten Notfallpläne erstellt werden, falls die Mittel nicht ausreichen oder zu viel Geld zur Verfügung steht.
Jedes Mitglied des NRAS-Fundraising-Teams ist verpflichtet, den Verhaltenskodex für Fundraising jährlich zu lesen und durch seine Unterschrift zu bestätigen, dass es dies getan hat; es sollte sich jederzeit an den Kodex halten.
Die Mitarbeiter von NRAS müssen sich stets mit dem Fundraising-Team abstimmen und die Genehmigung des Fundraising-Leiters einholen, bevor sie im Namen der Wohltätigkeitsorganisation Fundraising-Aktivitäten durchführen.

4. Verwendung der Spenden

NRAS legt in seinem Jahresabschluss, seinem Jahresbericht und gegebenenfalls durch direkte Berichterstattung an Einzelpersonen und Stiftungen offen dar, wie die erhaltenen Spenden verwendet wurden und woher die Finanzierung stammt.
Alle von NRAS erhaltenen Mittel werden geprüft, um festzustellen, ob sie zweckgebunden für ein Projekt oder einen bestimmten Aspekt unserer gemeinnützigen Kernaufgaben sind. Sämtliche Ausgaben aus zweckgebundenen Mitteln werden erfasst und gemäß den Berichtspflichten im Jahresabschluss offengelegt.
Wenn ein Spender eine Spende für einen bestimmten Arbeitsbereich von NRAS leisten möchte (beispielsweise wenn ein Elternteil eines jungen Menschen mit JIA seine Spende speziell für die JIA-Dienste bei NRAS verwenden möchte), sollte er dies seiner Spende schriftlich mitteilen, es sei denn, die Spende erfolgt im Rahmen einer spezifischen Spendenaktion von NRAS, wie z. B. „Wear Purple“. Wenn ein solcher Antrag gestellt wurde und festgestellt wurde, dass es sich nicht um zweckgebundene Mittel handelt, empfiehlt das Managementteam dem Kuratorium, die Spende als zweckgebunden für das vom Spender angegebene Projekt zu kennzeichnen. Die Ausgaben werden dann anhand dieser Mittel erfasst und gemäß den Berichtspflichten im Jahresabschluss offengelegt.
Wenn Wünsche bezüglich der Verwendung von Spendenmitteln schriftlich festgehalten und zusammen mit der Spende übermittelt werden, diese aber nicht der Arbeit der Wohltätigkeitsorganisation entsprechen, wird der Spender stets schriftlich kontaktiert, um die Situation zu erläutern und seine weitere Unterstützung von NRAS mit seiner Spende zu bestätigen. (Beispielsweise kontaktiert NRAS den Spender bei einer Spende für die medizinische Forschung, um sicherzustellen, dass er mit der Verwendung seiner Spende zur Patientenversorgung oder zur Unterstützung klinischer Forschung einverstanden ist, jedoch nicht mit der Finanzierung solcher Forschung, da NRAS keine medizinische Forschung durchführt oder finanziert.).
Wenn eine Spende eingeht, in der ausdrücklich angegeben ist, dass die Gelder für „Forschungszwecke“ verwendet werden sollen, kann NRAS den Spender benachrichtigen, um die Art der Forschung zu erläutern, die wir im Einklang mit unseren gemeinnützigen Zielen durchführen oder unterstützen.
Wenn Gelder für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Aspekt unserer gemeinnützigen Kernleistungen gesammelt wurden, diese aber nicht mehr benötigt werden, kann NRAS die gesammelten Gelder für jeden Zweck verwenden, den es für angemessen hält und der mit unseren Kernleistungen vereinbar ist, vorausgesetzt, der Geldgeber stimmt einer solchen Umverteilung der Spende zu.

5. Unterstützung durch Unternehmen und Sachspenden

Soweit möglich, werden NRAS-Förderanträge an eine Reihe von Unternehmen gerichtet, und NRAS wird mit allen seinen Sponsoren auf gleichberechtigter Basis verhandeln, um sicherzustellen, dass kein einzelnes Unternehmen hinsichtlich der Finanzierung eines bestimmten Projekts anders behandelt wird als ein anderes.
NRAS wird sicherstellen, dass die Gesamteinnahmen aus pharmazeutisch finanzierten Projekten 25 % unserer Gesamteinnahmen nicht übersteigen und dass die Einnahmen eines einzelnen Unternehmens in einem Jahr 10 % nicht übersteigen.
NRAS wird zwar Mittel für bestimmte Projekte von Unternehmen aus dem Gesundheitswesen, der Pharmaindustrie oder anderen Branchen erhalten, jedoch niemals Produkte, Behandlungen oder Dienstleistungen empfehlen.

6. Annahme und Ablehnung von Spenden oder Unterstützungsangeboten

NRAS hält sich an das Gesetz und entscheidet über die Annahme oder Ablehnung von Spenden, indem abgewogen wird, welche Maßnahme im besten Gesamtinteresse der Wohltätigkeitsorganisation liegt.
NRAS akzeptiert keine Spenden von Spendern, deren Aktivitäten im direkten Widerspruch zu den Interessen unserer Begünstigten stehen.
NRAS nimmt keine Spenden von Unternehmen oder Einzelpersonen an und arbeitet nicht mit ihnen zusammen, die an Aktivitäten teilnehmen, die dem Ruf der Wohltätigkeitsorganisation schaden könnten.
NRAS akzeptiert keine Spenden, bei denen die Gelder möglicherweise illegal oder unethisch beschafft wurden.
Die letztendliche Verantwortung für die Annahme oder Ablehnung einer Spende liegt beim Kuratorium.
Viele der von NRAS erhaltenen Spenden stammen von Geldgebern, die der Wohltätigkeitsorganisation bereits bekannt sind. Sollte NRAS jedoch eine Spende oder ein Unterstützungsangebot erhalten, das sie als verdächtig einstuft oder dessen Herkunft sie nicht ermitteln kann, kann die Spende oder das Unterstützungsangebot abgelehnt werden.
NRAS wird darauf achten, dass wir keine Spenden von Personen annehmen, die als schutzbedürftig gelten könnten. Wir werden jederzeit in Übereinstimmung mit den Richtlinien der Fundraising-Regulierungsbehörde handeln, wie sie im Fundraising-Verhaltenskodex festgelegt sind.
Alle bei NRAS eingehenden Spenden werden innerhalb einer Woche in Salesforce erfasst.
Für jede einzelne Spende, die wir erhalten und die keine Spende in Gedenken an den Verstorbenen ist (siehe unten), wird eine Empfangsbestätigung und ein Dank versandt.
Bei Spenden, die im Gedenken an den Verstorbenen eingehen, werden alle Spenden in Salesforce protokolliert und unter dem Namen des Verstorbenen gespeichert.
Die Spenderdaten werden gemäß DSGVO und der NRAS-Datenschutzrichtlinie gespeichert.
Gelegentlich kommt es vor, dass Spender versehentlich mehrere Zahlungen leisten und die Rückerstattung der unbeabsichtigten Zahlung beantragen. NRAS ist zwar rechtlich nicht zur Rückerstattung einer Spende verpflichtet, kann die Umstände jedoch im Einzelfall prüfen und gegebenenfalls Rückerstattungen vornehmen, wenn ein tatsächlicher Fehler vorliegt, ein Fehler in unserem Online-Zahlungssystem besteht oder der Spender aufgrund seiner Entscheidungsfähigkeit als schutzbedürftig gilt.
Wenn ein Spender die Rückerstattung seiner Spende verlangt, weil er sie irrtümlich an NRAS gezahlt hat und beabsichtigte, dass die Zahlung an eine andere Wohltätigkeitsorganisation geht, erstattet NRAS die Spende zurück, sofern ein solcher Antrag innerhalb einer angemessenen Frist gestellt wird.
Wenn ein Spender NRAS kontaktiert und mitteilt, dass er seine Spende ganz oder teilweise zurückerhalten möchte, hat er dazu keinen Rechtsanspruch. NRAS ist rechtlich verpflichtet, die Spende nach Eingang für ihren gemeinnützigen Zweck zu verwenden und kann daher eine Spende nicht zurückerstatten, wenn ein Spender seine Meinung geändert hat.
NRAS wird der Wohltätigkeitskommission alle nicht verifizierten oder verdächtigen Spenden von über 25.000 Pfund melden, die an die Wohltätigkeitsorganisation geleistet wurden.
Gift Aid kann nur dann geltend gemacht werden, wenn eine Gift Aid-Erklärung entweder als separates Dokument oder als Teil eines Spendenumschlags ausgefüllt und zur Ablage an das Büro zurückgesandt wurde, oder ohne Dokument, wenn ein Anspruch im Rahmen der Regelung für kleine Spenden geltend gemacht werden kann.
NRAS wird normalerweise keine Bagatell- oder Kulanzzahlungen an Dritte leisten, es sei denn, der Zugriff auf Gelder, auf die NRAS einen Rechtsanspruch hat, ist gefährdet.
Entscheidungen über freiwillige Zahlungen unter 1.000 £ werden an das Senior Management Team der NRAS delegiert und bedürfen keiner Zustimmung des Treuhänders.

7. Bargeldabwicklung

Es kommt gelegentlich vor, dass NRAS oder die für NRAS Spenden sammelnden Personen Bargeldspenden entgegennehmen und bearbeiten. Dies ist jedoch selten, und das Fundraising-Team ist stets bemüht, alternative Zahlungsmethoden nach Möglichkeit zu bevorzugen.
Falls eine Bareinzahlung erfolgt, muss im Voraus ein Bargeldabwicklungsplan ausgefüllt und vom Direktor für Fundraising und Marketing genehmigt werden.
Wenn Bargeld im Büro aufbewahrt wird, muss es jederzeit weggeschlossen werden.
Der Gesamtbetrag an Bargeld, der im Büro aufbewahrt wird, darf die Deckungssumme der Versicherungspolice der Wohltätigkeitsorganisation nicht überschreiten. Bargeldtransporte müssen den Bestimmungen der Versicherungspolice entsprechen. Falls die gesammelten Geldbeträge voraussichtlich die Deckungssumme der Versicherungspolice übersteigen, wird ein privater Transport für Bargeldsammlungen organisiert.
Von oder im Auftrag von NRAS eingesammelte Bargeldbeträge müssen von mindestens zwei Personen gezählt werden, und der Zähler muss ein Protokoll über den gezählten Betrag unterschreiben und von der zweiten anwesenden Person gegenzeichnen lassen.
Für die Organisation von Spendenaktionen in der Gemeinde kann ein Einzahlungsschein zugeschickt werden, damit das Bargeld direkt auf das Bankkonto der NRAS eingezahlt werden kann.
Alternativ kann Bargeld auf das Bankkonto des Spendensammlers eingezahlt und eine BACS-Überweisung veranlasst werden, um die Gelder innerhalb von fünf Werktagen nach deren Eintreffen auf das Bankkonto von NRAS zu überweisen.
Denjenigen, die im Rahmen von Spendenaktionen Bargeld auf das NRAS-Bankkonto einzahlen, sollten Richtlinien für den Umgang mit Bargeld zur Verfügung gestellt werden.

8. Weitere zugehörige Dokumente: