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Notre politique de collecte de fonds

Politique de collecte de fonds de la Société nationale de l'arthrite rhumatoïde (NRAS) – août 2023

Responsabilité deadministrateurs
Date du document31/08/23
Gestionnaire de documentsDirecteur de la collecte de fonds et du marketing
Date de révisionSeptembre 2024

1. Objectif de la politique

  • La National Rheumatoid Arthritis Society (NRAS) est une association caritative enregistrée qui dépend des fonds collectés pour fournir des services à ses bénéficiaires. La NRAS propose des services conformes à sa mission caritative qui est d'informer, d'autonomiser et de soutenir toutes les personnes atteintes de polyarthrite rhumatoïde (PR) et d'arthrite juvénile idiopathique (AJI) au Royaume-Uni.
  • NRAS est membre du Fundraising Regulator et s'engage à ne mener des collectes de fonds que conformément au Code de déontologie du Fundraising Regulator et s'efforce de respecter la promesse du Fundraising Regulator d'être ouvert, honnête, équitable et légal.
  • Cette politique définit les pratiques éthiques et responsables de NRAS en matière de collecte de fonds. Tous les administrateurs, employés et bénévoles qui collectent des fonds pour NRAS sont tenus de respecter le Code de déontologie de l'organisme de réglementation des collectes de fonds, le cadre juridique de la Commission des organismes de bienfaisance et la politique de collecte de fonds de NRAS.

2. Normes de collecte de fonds

  • NRAS respecte le Code de déontologie des collectes de fonds de l'organisme de réglementation et se conforme aux principes fondamentaux qui y sont énoncés. Notre adhésion nous impose un engagement envers les donateurs et les collecteurs de fonds : nous garantissons ainsi que nos collectes de fonds sont légales, transparentes, honnêtes et respectueuses.
  • Vous pouvez consulter l'intégralité du Code de bonnes pratiques en matière de collecte de fonds ici.

3. Collecte de fonds et approbation des projets

Externe

  • Les collègues, administrateurs, membres, bénévoles ou personnes extérieures à l'organisation de NRAS doivent faire approuver leurs initiatives de collecte de fonds par un membre de l'équipe de collecte de fonds avant de les entreprendre.
  • NRAS ne collecte jamais de fonds pour des tiers et les activités de collecte de fonds entreprises à l'aide des numéros d'organisme de bienfaisance enregistrés de NRAS doivent uniquement servir à financer la prestation des services de NRAS, comme indiqué dans notre inscription auprès de la Charity Commission.
  • L'utilisation des numéros d'organisme de bienfaisance NRAS à des fins de collecte de fonds doit toujours être conforme au Code de pratique de collecte de fonds du régulateur des collectes de fonds.

Interne

  • L'équipe de collecte de fonds concentre ses efforts sur l'atteinte de l'objectif de revenus budgétaire approuvé chaque année par les administrateurs afin de soutenir le travail continu de l'association caritative.
  • Pour que les projets hors budget annuel approuvé soient intégrés aux objectifs et indicateurs clés de performance (KPI) de l'équipe de collecte de fonds, les responsables doivent remplir un formulaire de proposition de projet avec le responsable des dons et des partenariats, puis le soumettre à la direction pour approbation. L'équipe de collecte de fonds ne lancera la campagne de levée de fonds qu'après validation par la direction.
  • Il est formellement interdit d'entreprendre des collectes de fonds pour des projets visant à fournir, améliorer ou étendre les services du NRAS qui n'ont pas été approuvés par le SMT.
  • Les propositions de projet doivent être approuvées au moins 12 mois avant la date de début du projet, sauf circonstances exceptionnelles.
  • Si des modifications sont apportées à un projet convenu, ces modifications doivent être présentées à l'équipe de direction pour approbation et l'équipe de collecte de fonds doit en être immédiatement informée.
  • En cas d'annulation d'un projet convenu, l'équipe de direction et l'équipe de collecte de fonds doivent en être immédiatement informées.
  • Des plans de contingence doivent être mis en place lors de la validation d'un projet, en cas d'insuffisance de fonds ou de surfinancement.
  • Chaque membre de l'équipe de collecte de fonds de la NRAS est tenu de lire annuellement le Code de pratique en matière de collecte de fonds et de le signer pour attester qu'il l'a fait ; il doit s'y conformer en tout temps.
  • Le personnel de NRAS doit toujours consulter l'équipe de collecte de fonds et obtenir l'approbation du responsable de la collecte de fonds avant d'entreprendre toute activité de collecte de fonds au nom de l'association.

4. Utilisation des dons

  • NRAS rend compte ouvertement de l'utilisation des dons reçus et de la provenance de son financement dans ses comptes annuels audités, son rapport annuel et par le biais de rapports directs aux particuliers et aux fiducies, selon les besoins.
  • Tous les fonds reçus par NRAS font l'objet d'une évaluation afin de déterminer s'ils sont affectés à un projet spécifique ou à un aspect particulier de nos services caritatifs principaux. Toutes les dépenses effectuées au moyen de ces fonds sont suivies et présentées dans les comptes annuels, conformément aux exigences réglementaires.
  • Si un donateur souhaite affecter son don à un domaine d'activité spécifique de NRAS (par exemple, si un parent d'un jeune atteint d'arthrite juvénile idiopathique souhaite que son don soutienne spécifiquement les services JIA-at-NRAS), il doit fournir une instruction écrite à cet effet avec son don, sauf si ce don s'inscrit dans le cadre d'un appel aux dons spécifique de NRAS, tel que « Wear Purple ». Lorsqu'une telle demande est formulée et qu'il est établi qu'il ne s'agit pas d'un financement affecté, le comité de direction recommandera aux administrateurs de le classer comme étant destiné au projet spécifié par le donateur. Les dépenses effectuées avec ces fonds sont ensuite suivies et présentées dans les comptes annuels, conformément aux obligations de déclaration.
  • Si des souhaits concernant l'utilisation des fonds sont consignés par écrit et joints à un don, mais ne correspondent pas aux activités menées par l'association, le donateur sera systématiquement contacté par écrit afin de lui expliquer la situation et de confirmer son souhait de continuer à soutenir NRAS par son don. (Par exemple, si nous recevons un don destiné à la recherche médicale, NRAS contactera le donateur pour s'assurer qu'il accepte que son don soit utilisé pour le soutien aux patients ou pour la recherche clinique, mais non pour le financement de la recherche médicale, car NRAS ne mène ni ne finance de recherche médicale).
  • Si un don est reçu, précisant que les fonds doivent être utilisés pour la « recherche », NRAS peut en informer le donateur afin d'expliquer la nature de la recherche que nous entreprenons ou soutenons, conformément à nos objectifs caritatifs.
  • Si des fonds ont été collectés pour un projet particulier ou pour un aspect particulier de nos services caritatifs de base, mais que ces fonds ne sont plus nécessaires, NRAS peut les utiliser à toute fin qu'elle juge appropriée et qui est conforme à nos services de base, à condition que le donateur accepte cette réaffectation du don.

5. Soutien des entreprises et dons en nature

  • Dans la mesure du possible, les demandes de financement de NRAS sont adressées à plusieurs entreprises et NRAS négociera avec tous ses sponsors sur un pied d'égalité afin de garantir qu'aucune entreprise ne soit traitée différemment d'une autre en ce qui concerne le financement d'un projet particulier.
  • NRAS veillera à ce que le revenu total provenant de projets financés par l'industrie pharmaceutique ne dépasse pas 25 % de son revenu total et ne dépasse pas 10 % pour une seule entreprise et par an.
  • Bien que des financements pour des projets spécifiques puissent être reçus de sociétés du secteur de la santé, pharmaceutiques ou autres, NRAS n'approuvera jamais de produits, de traitements ou de services.

6. Acceptation et refus des dons ou des offres de soutien

  • NRAS respecte la loi et décidera d'accepter ou de refuser un don en fonction de ce qui est le plus avantageux pour l'organisme caritatif.
  • NRAS n'acceptera pas les dons de donateurs dont les activités sont en conflit direct avec les intérêts de nos bénéficiaires.
  • NRAS n'acceptera aucun don ni ne travaillera en partenariat avec des entreprises ou des particuliers qui participent à des activités susceptibles de nuire à la réputation de l'association.
  • NRAS n'acceptera pas de dons provenant de fonds susceptibles d'avoir été obtenus illégalement ou de manière contraire à l'éthique.
  • La responsabilité finale d'accepter ou de refuser un don incombe au conseil d'administration.
  • De nombreux dons reçus par NRAS proviennent de donateurs déjà connus de l'association. Toutefois, si NRAS reçoit un don ou une offre de soutien qu'elle juge suspect(e) ou dont elle ne peut identifier la source, ce don ou cette offre de soutien peut être refusé(e).
  • NRAS veillera à ne pas accepter de dons de personnes susceptibles d'être considérées comme vulnérables et agira en toutes circonstances conformément aux directives de l'organisme de réglementation des collectes de fonds, telles qu'elles sont énoncées dans le Code de pratique en matière de collecte de fonds.
  • Tous les dons reçus par NRAS seront enregistrés sur Salesforce dans un délai d'une semaine.
  • Une confirmation de réception et des remerciements seront envoyés pour chaque don individuel reçu qui n'est pas un don In Memoriam (voir ci-dessous).
  • Pour les dons reçus à titre commémoratif, tous les dons seront enregistrés sur Salesforce et sauvegardés sous le nom du défunt.
  • Les informations relatives aux donateurs seront conservées conformément au RGPD et à la politique de confidentialité de NRAS.
  • Il arrive que des donateurs effectuent plusieurs paiements par erreur et demandent le remboursement du paiement involontaire. Bien que NRAS ne soit pas légalement tenue de rembourser un don, l'association peut examiner chaque situation individuellement et procéder à un remboursement si elle le juge approprié, en cas d'erreur réelle, de dysfonctionnement de son système de paiement en ligne ou si le donateur est considéré comme vulnérable dans sa prise de décision.
  • Si un donateur demande le remboursement de son don parce qu'il l'a versé par erreur à NRAS et qu'il destinait ce paiement à un autre organisme de bienfaisance, NRAS remboursera le don, à condition que cette demande soit faite dans un délai raisonnable.
  • Si un donateur contacte NRAS pour demander le remboursement total ou partiel de son don, il n'en a pas le droit légal. NRAS a l'obligation légale d'utiliser les dons à des fins caritatives dès leur réception et ne peut donc pas rembourser un don si le donateur a changé d'avis.
  • NRAS signalera à la commission des organismes de bienfaisance tout don non vérifié ou suspect de plus de 25 000 £ effectué à l’organisme.
  • Le crédit d'impôt Gift Aid ne sera réclamé que si une déclaration Gift Aid a été remplie, soit dans un document séparé, soit dans le cadre d'une enveloppe de collecte qui a été retournée au bureau pour archivage, ou sans document si une réclamation peut être faite dans le cadre du programme des petits dons.
  • NRAS n'envisagera normalement pas d'effectuer des paiements minimes ou à titre gracieux à des tiers, sauf dans des circonstances où l'accès aux fonds auxquels NRAS a légalement droit est menacé.
  • Les décisions relatives aux paiements à titre gracieux inférieurs à 1 000 £ seront déléguées à l’équipe de direction de NRAS et ne nécessiteront pas l’approbation des administrateurs.

7. Gestion des espèces

  • Il arrive que NRAS ou les organismes qui collectent des fonds pour son compte soient amenés à recueillir et à gérer des dons en espèces. Ces situations sont rares et l'équipe de collecte de fonds privilégie toujours, dans la mesure du possible, d'autres modes de paiement.
  • En cas de collecte d'espèces, un plan de gestion des espèces doit être établi au préalable et approuvé par le directeur de la collecte de fonds et du marketing.
  • Si de l'argent liquide est conservé au bureau, il doit être mis sous clé en permanence.
  • Le montant total des espèces conservées au bureau ne doit pas dépasser le plafond de la police d'assurance de l'association. Le transport des espèces doit être effectué conformément à cette police. Un transport privé sera organisé pour la collecte des espèces si les sommes collectées sont susceptibles de dépasser le plafond autorisé par la police d'assurance.
  • Les espèces collectées par ou au nom de NRAS doivent être comptées en présence d'au moins deux témoins, et un registre du montant compté doit être signé par la personne qui effectue le comptage et contresigné par la seconde personne présente.
  • Les organisateurs de collectes de fonds communautaires recevront un bordereau de versement afin que les espèces puissent être déposées directement sur le compte bancaire de la NRAS.
  • Il est également possible de déposer des espèces sur le compte bancaire du collecteur de fonds et d'effectuer un virement BACS pour envoyer les fonds sur le compte bancaire de NRAS dans les cinq jours ouvrables suivant leur collecte.
  • Les collecteurs de fonds communautaires qui déposent de l'argent liquide sur le compte bancaire de la NRAS devraient recevoir des directives sur la manipulation des espèces.

NRAS en 2024

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