Politique de bénévolat

1. Objectif de cette politique 

La NRAS (National Rheumatoid Arthritis Society) s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos informations personnelles.

La présente politique de confidentialité («Politique de confidentialité») décrit comment nous recueillons et utilisons vos données personnelles pendant et après votre période de bénévolat auprès de notre organisation, conformément à la législation en vigueur relative à la protection des données personnelles (ci-après, la «Législation relative à la protection des données»). Cette Politique de confidentialité s'applique à tous les bénévoles, actuels et anciens, qu'ils soient potentiels ou anciens.

Aux fins des lois sur la protection des données, la BHF agit en tant que « responsable du traitement des données », ce qui signifie que nous sommes responsables de la manière dont nous utilisons vos informations personnelles.

2. Principes de protection des données

Nous respectons la loi sur la protection des données. Celle-ci stipule que les informations personnelles que nous détenons vous concernant doivent être :

  • 2.1. Utilisé de manière licite, loyale et transparente.
  • 2.2. Collectées à des fins spécifiques, explicites et légitimes et non traitées d’une manière incompatible avec ces fins.
  • 2.3. Adéquates, pertinentes et limitées aux fins dont nous vous avons informés.
  • 2.4. Précis et tenus à jour.
  • 2.5. Conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux fins que nous vous avons indiquées.
  • 2.6. Traitées de manière à assurer une sécurité appropriée des informations personnelles. 

    3. Le type d'informations que nous détenons à votre sujet

    Les données personnelles (également appelées informations personnelles) désignent toute information vous concernant permettant de vous identifier, directement ou indirectement. Nous collectons, stockons et utilisons les catégories suivantes de données personnelles vous concernant :

    Catégorie Données collectées À quoi ça sert 
    Tous les bénévoles Coordonnées personnelles telles que nom, titre, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail personnelles Pour vous contacter au sujet de votre bénévolat et de votre implication auprès de NRAS. Pour vous contacter conformément à vos préférences en matière de communication. 
    Tous les bénévoles Informations relatives au recrutement (références et autres informations recueillies dans le cadre du processus de candidature) Prendre une décision concernant votre recrutement en tant que bénévole. 
    Tous les bénévoles Date de naissance Demander le consentement si le bénévole a moins de 18 ans (dans les cas où nous sommes en mesure d'accepter les candidatures de personnes de moins de 18 ans). 
    Tous les bénévoles Informations sur les performances Fournir une référence sur demande. 
    Tous les bénévoles Informations concernant votre santé, y compris tout problème médical ou besoin d'assistance à la mobilité Afin de respecter nos obligations en matière de santé et de sécurité et de permettre la mise en place d'aménagements raisonnables. 
    administrateurs Nom, titre, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel personnelle, date de naissance Registres des administrateurs et des membres.   
    Quelques volontaires Photos et études de cas. Si vous y consentez, nous utiliserons votre image et votre témoignage pour promouvoir le travail de la BHF dans différentes publications, par exemple les bulletins d'information des bénévoles, la presse locale ou sur les réseaux sociaux. 
    Quelques volontaires Adresses IP, cookies et autres identifiants en ligne. Pour la publicité en ligne ciblée et reciblée. 
    Tous les bénévoles Vérifications des antécédents judiciaires et des travaux pertinents Informations sur les vérifications DBS, y compris le résultat des vérifications ; les mesures prises ou les révisions.  

    4. Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis?

    Nous recueillons vos renseignements personnels directement lors du processus de candidature et de recrutement. Il se peut également que nous recueillions des renseignements auprès de tiers, notamment d'anciens employeurs.

    Veuillez vous assurer que toute information personnelle que vous nous fournissez et qui concerne des tiers nous est communiquée en leur connaissance de la manière dont vous nous la transmettez et de l'utilisation que nous prévoyons d'en faire.

    5. Les fondements juridiques sur lesquels nous utilisons vos informations 

    Nous pouvons également utiliser et partager vos informations personnelles dans les situations suivantes, qui sont susceptibles d'être rares :

    • 5.1. Contrat – Lorsque nous devons exécuter un contrat avec vous, ou afin de prendre des mesures précontractuelles à votre demande ; 
    • 5.2. En vertu de la loi – Lorsque nous sommes tenus de respecter une obligation légale ; 
    • 5.3. Consentement – ​​Lorsque vous avez librement donné votre consentement à des fins particulières ; 
    • 5.4. Intérêt légitime – Lorsque cela est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes (ou de ceux d'un tiers). De manière générale, notre intérêt légitime consiste à remplir la mission caritative de NRAS, ce qui implique l'envoi de communications marketing directes à nos bénévoles, la prise de contact avec eux pour planifier et gérer des activités, la mise en œuvre de mesures visant à garantir et à contrôler le respect de nos obligations légales et de nos normes et procédures internes, l'évaluation de l'adéquation des bénévoles aux rôles potentiels et la tenue de registres relatifs à leurs activités et à leurs performances. Nous pouvons également utiliser vos données personnelles dans les situations suivantes, qui sont susceptibles d'être rares :
      • 5.5. Lorsque nous devons protéger vos intérêts (ou ceux de quelqu'un d'autre), par exemple en cas d'urgence médicale. 
      • 5.6. Lorsque cela est nécessaire dans l'intérêt public. 
         
         

    6. Comment nous utilisons les informations personnelles particulièrement sensibles 

    Nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles dites « sensibles » ou « à risque », telles que des informations relatives à votre origine raciale ou ethnique, vos convictions politiques, philosophiques ou religieuses, votre appartenance syndicale, votre santé mentale ou physique, votre vie sexuelle/orientation sexuelle ou vos données génétiques/biométriques. Nous ne le ferons qu’avec votre consentement explicite ; en application d’une obligation légale ; pour protéger vos intérêts vitaux (ou ceux d’une autre personne) lorsque vous êtes dans l’incapacité de donner votre consentement ; lorsque vous avez déjà rendu publiques ces informations ; ou lorsque nous devons utiliser ces données sensibles dans le cadre d’une action en justice à laquelle nous sommes ou pourrions être soumis. 

    En particulier, avec votre consentement, lorsque cela est nécessaire pour évaluer votre capacité de bénévolat pour des raisons de santé, et sous réserve de garanties de confidentialité appropriées, nous utiliserons des informations concernant votre santé physique ou mentale, ou votre statut d'invalidité, afin d'assurer votre santé et votre sécurité sur le lieu de travail, d'évaluer votre aptitude au travail et de mettre en place les aménagements nécessaires sur le lieu de travail.

    7. Si vous ne fournissez pas d'informations personnelles 

    Si vous ne fournissez pas certaines informations lorsqu'elles vous sont demandées, nous pourrions être empêchés de respecter nos obligations légales (notamment en matière de santé et de sécurité de nos clients, employés et bénévoles) et nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande de bénévolat, de vous proposer certaines opportunités de bénévolat ou de vous garder comme bénévole.

    8. Changement de finalité

    Nous n'utiliserons vos renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis, à moins que nous estimions raisonnablement devoir les utiliser pour une autre raison et que cette raison soit liée à la finalité initiale.

    9. Partage des données 

    Nous pouvons divulguer vos informations dans les circonstances suivantes : 

    Nous pouvons communiquer votre adresse courriel à d'autres entités, fournisseurs ou prestataires de services de NRAS lorsque cela est nécessaire pour faciliter votre bénévolat. Par exemple, nous pouvons la communiquer à un fournisseur qui envoie la lettre d'information électronique aux bénévoles de NRAS. 

    Lorsque la loi nous y oblige, nous partageons les informations concernant nos bénévoles. Nous fournissons à la Commission des organismes de bienfaisance et au registre du commerce les coordonnées de base de nos administrateurs. 

    Nous pouvons être amenés à communiquer votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone portable, vos cookies ou autres identifiants en ligne, sous forme cryptée, à des réseaux sociaux tels que Facebook, Instagram, Twitter ou YouTube, ou à des régies publicitaires diffusant des publicités sur des plateformes en ligne (réseaux sociaux et autres sites web). Vous pouvez vous opposer à cette utilisation de vos données en contactant notre responsable des bénévoles à l'adresse nicolag@nras.org.uk . Toutefois, cela ne vous empêchera pas nécessairement de voir nos publicités si vous n'avez pas été ciblé personnellement.   

    Si nous partageons vos données, nous exigeons des tiers qu'ils respectent la sécurité de vos données, qu'ils ne les utilisent qu'à des fins licites et qu'ils les traitent conformément aux lois sur la protection des données. 

    Nous ne vendons ni ne louons vos informations à des tiers à des fins de marketing.

    10. Sécurité des données 

    Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger la sécurité de vos informations. 
     
    Les tiers ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et après s'être engagés à les traiter de manière confidentielle et à en assurer la sécurité. 
     
    Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées afin d'empêcher toute perte, utilisation, accès non autorisé, modification ou divulgation accidentelle de vos données personnelles. De plus, l'accès à vos données personnelles est limité aux bénévoles, employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin d'en connaître dans le cadre de leurs fonctions. 
     
    Nous avons mis en place des procédures pour gérer toute suspicion de violation de données et nous vous informerons, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, de toute violation suspectée lorsque la loi nous y oblige. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière dont nous gérons les violations de données dans notre Politique de protection des données.

    12. Transfert d'informations hors de l'UE 

    Nous pouvons décider d'utiliser les services d'hébergement ou de traitement de données d'un fournisseur ou d'un prestataire de services situé hors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen (EEE). Dans ce cas, vos données personnelles peuvent être transférées vers des pays dont le niveau de protection juridique des données personnelles n'est pas considéré comme équivalent à celui du Royaume-Uni. Nous veillons systématiquement à choisir des entités respectueuses de la sécurité des données et qui ont mis en place, ou mettront en place, des garanties juridiques appropriées pour protéger vos données personnelles.

    13. Conservation des données 

    Nous ne conservons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire à nos obligations légales et de déclaration. 
     
    Pour déterminer la durée de conservation appropriée, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données, le risque potentiel de préjudice lié à une utilisation ou une divulgation non autorisée, les finalités du traitement et la possibilité d'atteindre ces finalités par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables. Les données personnelles dont nous n'avons plus besoin sont détruites de manière sécurisée. 
     
    Dans certains cas, nous pouvons anonymiser vos données personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous. Nous pouvons alors les utiliser sans vous en informer préalablement.

    14. Vos droits 

    Vous disposez des droits légaux suivants concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles : 

    Droit à l’information – Vous avez le droit de savoir comment vos données personnelles seront utilisées. La présente politique, ainsi que les autres politiques et déclarations figurant sur le site web de NRAS et dans nos communications, visent à vous fournir une description claire et transparente de l’utilisation qui pourrait être faite de vos données personnelles. 

    Droit d'accès – Vous pouvez nous écrire pour obtenir confirmation des informations que nous détenons vous concernant et en demander une copie (ainsi que d'autres informations connexes). Si nous sommes convaincus que vous êtes en droit d'accéder aux informations demandées et que nous avons vérifié votre identité, nous vous communiquerons vos données personnelles, sous réserve des exceptions applicables. L'accès à vos données personnelles (ou l'exercice de tout autre droit) est gratuit. Cependant, nous pouvons exiger des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement infondée ou excessive. Dans ce cas, nous pouvons également refuser d'y donner suite. 

    Droit à l'effacement – ​​À votre demande, nous supprimerons vos données personnelles de nos fichiers, sauf si nous avons une raison valable de les conserver (par exemple, pour respecter une obligation légale). Vous 
    pouvez également demander la rectification des données personnelles que nous détenons vous concernant. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte. Veuillez nous informer de tout changement concernant vos données personnelles pendant votre engagement bénévole auprès de nous. 

    Droit à la limitation du traitement – ​​vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos informations personnelles en cas de désaccord sur leur exactitude ou sur la légitimité de leur utilisation. 

    Droit d’opposition – Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous : (i) les traitons sur la base de nos intérêts légitimes et que nous ne pouvons justifier d’aucun motif impérieux justifiant la poursuite de ce traitement ; (ii) utilisons vos données personnelles à des fins de prospection directe ; ou (iii) utilisons vos données personnelles à des fins statistiques. 

    Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez contacter le responsable des bénévoles à l'adresse nicolag@nras.org.uk. Pour plus d'informations sur vos droits ou si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à une demande, vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à l'information (ICO) – pour plus de détails, consultez le site https://ico.org.uk/. 

    15. Délégué à la protection des données 

    Nous avons désigné un délégué à la protection des données (DPO) chargé de veiller au respect des normes de protection des données au sein de NRAS. Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter notre DPO à l' adresse data@nras.org.uk.

    Mise à jour : 14/11/2024

    NRAS en 2024

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