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Politique de collecte de fonds

Politique de collecte de fonds de la National Rheumatoid Arthritis Society (NRAS) – août 2023

À la charge de	Administrateurs
Date du document	31/08/23
Gestionnaire de documents	Directeur de la collecte de fonds et du marketing
Date de révision	septembre 2024

1. Objet de la politique

La National Rheumatoid Arthritis Society (NRAS) est un organisme de bienfaisance enregistré qui compte sur les revenus provenant de la collecte de fonds pour fournir des services à ses bénéficiaires. NRAS fournit des services conformes à son objectif caritatif visant à informer, responsabiliser et soutenir toutes les personnes vivant avec la polyarthrite rhumatoïde (PR) et l'arthrite juvénile idiopathique (AJI) au Royaume-Uni.
NRAS est membre du Fundraising Regulator et s'engage à mener uniquement des collectes de fonds conformes au Code de pratique en matière de collecte de fonds du Fundraising Regulator et s'efforce de fonctionner conformément à la promesse du Fundraising Regulator d'être ouvert, honnête, juste et légal.
Cette politique définit comment NRAS travaillera de manière éthique et responsable dans le cadre de la collecte de fonds. Tous les administrateurs, employés et bénévoles qui collectent des fonds au nom du NRAS sont responsables d'adhérer au Code de pratique en matière de collecte de fonds du Fundraising Regulator, au cadre juridique de la Charity Commission et à la politique de collecte de fonds du NRAS.

2. Normes de collecte de fonds

NRAS suit le Code de pratique en matière de collecte de fonds du Fundraising Regulator et se conforme aux principes clés énoncés dans le code. Notre adhésion nous oblige à faire une promesse de collecte de fonds, ce qui signifie que nous nous engageons envers les donateurs et les collecteurs de fonds à ce que notre collecte de fonds soit légale, ouverte, honnête et respectueuse.
Vous pouvez lire l’intégralité du Code de bonnes pratiques en matière de collecte de fonds ici.

3. Collecte de fonds et approbation du projet

Externe

Les collègues, administrateurs, membres, bénévoles ou personnes extérieures à l'organisation du NRAS doivent faire approuver leurs initiatives de collecte de fonds par un membre de l'équipe de collecte de fonds avant qu'elles ne soient entreprises.
NRAS ne collecte jamais de fonds pour des tiers et les activités de collecte de fonds entreprises à l'aide des numéros d'organisme de bienfaisance enregistrés au NRAS doivent uniquement être utilisées pour aider à financer la prestation des services du NRAS, comme indiqué dans notre enregistrement à la Commission caritative.
L'utilisation des numéros d'association caritative NRAS à des fins de collecte de fonds doit toujours être conforme au Code de pratique en matière de collecte de fonds du Fundraising Regulator.

Interne

L'équipe de collecte de fonds donne la priorité au travail visant à atteindre le budget cible de revenus approuvé par les administrateurs chaque année pour soutenir le travail continu de l'organisme de bienfaisance.
Afin que les projets en dehors du budget annuel approuvé fassent partie des objectifs et des KPI de l'équipe de collecte de fonds pour l'année, le personnel responsable du projet doit remplir un formulaire de proposition de projet avec le responsable des fiducies et des dons et le soumettre à l'équipe de direction (SMT). ) Pour approbation. Ce n'est qu'une fois que le SMT aura accepté le projet que l'équipe de collecte de fonds entreprendra la collecte de fonds pour celui-ci.
La collecte de fonds pour des projets visant à fournir, améliorer ou étendre les services du NRAS qui n'ont pas été approuvés par le SMT ne doit en aucun cas être entreprise.
Les propositions de projets doivent être convenues au moins 12 mois avant la date de début du projet, sauf circonstances exceptionnelles.
Si des modifications sont apportées à un projet convenu, ces modifications doivent être présentées au SMT pour approbation et l'équipe de collecte de fonds doit être immédiatement informée.
Si un projet convenu est annulé, le SMT et l'équipe de collecte de fonds doivent être immédiatement informés.
Des plans d'urgence doivent être mis en place lorsqu'un projet est approuvé en cas de fonds insuffisants ou en cas de financement excédentaire.
Chaque membre de l'équipe de collecte de fonds du NRAS est tenu de lire le Code de pratique en matière de collecte de fonds chaque année et de signer pour attester qu'il l'a fait. Il doit adhérer au code à tout moment.
Le personnel du NRAS doit toujours consulter l'équipe de collecte de fonds et obtenir l'approbation du responsable de la collecte de fonds avant d'entreprendre des activités de collecte de fonds au nom de l'organisme de bienfaisance.

4. Utilisation des dons

NRAS rapporte ouvertement comment les dons reçus ont été utilisés et d'où vient notre financement dans nos comptes annuels vérifiés, notre revue annuelle NRAS et par le biais de rapports directs aux particuliers et aux fiducies, selon les besoins.
Tous les financements reçus par le NRAS sont évalués pour déterminer s'ils sont réservés à un projet ou à un aspect particulier de nos services caritatifs de base. Toutes les dépenses financées par des fonds affectés sont suivies et divulguées dans les comptes annuels conformément aux exigences de reporting.
Si un sympathisant souhaite faire un don à un domaine spécifique de travail entrepris par le NRAS (par exemple si un parent d'un jeune atteint d'AJI souhaite que son don soit utilisé pour soutenir spécifiquement les services de JIA-at-NRAS), il doit fournir un une instruction écrite à cet effet avec leur don, à moins qu'un tel don soit sous la bannière d'un appel spécifique lancé par NRAS, tel que Wear Purple. Lorsqu'une telle demande a été faite et qu'il a été déterminé qu'elle ne constitue pas un financement restreint, le SMT recommandera aux administrateurs qu'elle soit classée comme destinée à être utilisée pour le projet spécifié par le donateur. Les dépenses sont ensuite comparées à ces fonds et divulguées dans les comptes annuels conformément aux exigences de déclaration.
Si les souhaits concernant l'utilisation des fonds sont enregistrés par écrit et envoyés avec un don, mais ne reflètent pas le travail entrepris par l'organisme de bienfaisance, le donateur sera toujours contacté par écrit pour expliquer la situation et demander la confirmation qu'il souhaite continuer à soutenir. NRAS avec leur don. (Par exemple, si nous recevons un don pour la recherche médicale, le NRAS contactera le donateur pour s'assurer qu'il est heureux que son don soit utilisé pour soutenir les patients, ou pour soutenir la recherche clinique mais ne finance pas de telles recherches, car le NRAS ne mène ni ne finance des recherches médicales. recherche).
Si un don est reçu, qui indique spécifiquement que les fonds doivent être utilisés pour la « recherche », NRAS peut informer le donateur pour lui expliquer la nature de la recherche que nous entreprenons ou soutenons conformément à nos objectifs caritatifs.
Si des fonds ont été collectés pour un projet particulier ou pour un aspect particulier de nos services caritatifs de base, mais que cela n'est plus nécessaire, NRAS peut utiliser les fonds collectés à toute fin qu'il juge appropriée et conforme à nos services de base, à condition que le bailleur de fonds accepte une telle réaffectation du don.

5. Soutien d’entreprise et dons en nature

Dans la mesure du possible, les demandes de financement du NRAS sont sollicitées auprès d'un certain nombre d'entreprises et le NRAS négociera avec tous ses sponsors sur un pied d'égalité pour garantir qu'aucune entreprise individuelle ne soit traitée différemment des autres en ce qui concerne le financement d'un projet particulier.
NRAS veillera à ce que les revenus totaux des projets pharmaceutiques financés ne dépassent pas 25 % de nos revenus totaux et ne dépassent pas 10 % d'une seule entreprise en un an.
Bien que le financement de projets spécifiques puisse provenir de sociétés de soins de santé, pharmaceutiques ou autres, le NRAS n'approuvera jamais de produits, traitements ou services.

6. Acceptation et Refus des dons ou offres de soutien

NRAS respecte la loi et décidera d'accepter ou de refuser un don en considérant quelle action est dans le meilleur intérêt général de l'organisme de bienfaisance.
NRAS n'acceptera pas les dons effectués par des donateurs dont les activités sont en conflit direct avec les meilleurs intérêts de nos bénéficiaires.
NRAS n'acceptera pas de dons ni ne travaillera en partenariat avec des entreprises ou des individus qui participent à des activités susceptibles de nuire à la réputation de l'organisme de bienfaisance.
NRAS n'acceptera pas de dons dont les fonds pourraient avoir été obtenus illégalement ou de manière contraire à l'éthique.
La responsabilité ultime d'accepter ou de refuser un don incombe au conseil d'administration.
De nombreux dons reçus par le NRAS proviennent de bailleurs de fonds déjà connus de l'association. Toutefois, si le NRAS reçoit un don ou une offre de soutien qu'il considère comme suspect ou dont il ne peut identifier la source, le don ou l'offre de soutien peut être refusé. .
NRAS s'efforcera de garantir que nous n'acceptons pas de dons de personnes pouvant être considérées comme vulnérables. Nous agirons à tout moment conformément aux directives du régulateur de la collecte de fonds telles qu'elles sont énoncées dans le code de bonnes pratiques en matière de collecte de fonds.
Tous les dons reçus par NRAS seront enregistrés sur Salesforce dans un délai d'une semaine.
Un accusé de réception et des remerciements seront envoyés pour chaque don individuel reçu qui n'est pas un cadeau In Memoriam (voir ci-dessous).
Pour les cadeaux reçus In Memoriam, tous les dons seront enregistrés sur Salesforce et sauvegardés sous le nom du défunt.
Les détails des donateurs seront stockés conformément au RGPD et à la politique de confidentialité du NRAS.
Il arrive parfois que des donateurs effectuent plusieurs paiements par erreur et demandent le remboursement du paiement involontaire. Bien que NRAS ne soit pas légalement obligé de rembourser un don, l'organisme de bienfaisance peut examiner les circonstances au cas par cas et effectuer des remboursements s'il le juge approprié, lorsqu'une erreur réelle se produit ou qu'il y a un défaut avec notre système de traitement des paiements en ligne ou dans situations dans lesquelles le donateur est considéré comme vulnérable en ce qui concerne sa prise de décision.
Si un donateur demande le remboursement de son don parce qu'il l'a payé au NRAS par erreur et qu'il avait l'intention que le paiement soit reversé à un autre organisme de bienfaisance, le NRAS remboursera le don, à condition qu'une telle demande soit faite dans un délai raisonnable.
Si un donateur contacte le NRAS pour lui dire qu'il souhaite que la totalité ou une partie de son don lui soit restituée, il n'a pas le droit légal de le faire. NRAS a la responsabilité légale d'utiliser le don à des fins caritatives une fois les fonds reçus et ne peut donc pas rembourser un don lorsqu'un donateur a changé d'avis.
NRAS signalera à la commission caritative tout don non vérifié ou suspect de plus de 25 000 £ effectué à l'organisme de bienfaisance.
Gift Aid ne sera réclamé que si une déclaration Gift Aid a été complétée soit sous forme de document séparé, soit dans le cadre d'une enveloppe de collecte, qui a été retournée au bureau pour classement ou sans document si une réclamation peut être faite au titre des petits dons. schème.
La NRAS n’envisagera normalement pas d’effectuer des paiements de minimis ou à titre gracieux à des tiers, sauf dans des circonstances où l’accès aux fonds auxquels la NRAS a légalement droit est menacé.
Les décisions de paiement à titre gracieux inférieures à 1 000 £ seront déléguées à l'équipe de direction du NRAS et ne nécessiteront pas l'approbation du fiduciaire.

7. Gestion des espèces

Il y a des moments où le NRAS ou ceux qui collectent des fonds au nom du NRAS collecteront et géreront des dons en espèces. Ces moments sont rares et l'équipe de collecte de fonds essaie toujours de prioriser d'autres modes de paiement si possible.
Si une collecte d'argent a lieu, un plan de traitement de l'argent doit être complété à l'avance et signé par le directeur de la collecte de fonds et du marketing.
Si de l’argent liquide est conservé au bureau, il doit être mis sous clé à tout moment.
Le montant total des espèces conservées au bureau ne doit pas dépasser le niveau couvert par la police d'assurance de l'organisme de bienfaisance. L'argent liquide doit être transporté conformément à la police d'assurance de l'organisme de bienfaisance. Un transport privé pour les collectes d'argent sera organisé si les sommes collectées sont susceptibles de dépasser la somme autorisée par la police d'assurance de l'association.
Les espèces collectées par ou au nom du NRAS doivent être comptées et les témoins doivent être au moins deux personnes et un relevé du montant compté doit être signé par le guichet et contresigné par la deuxième personne présente.
Les collecteurs de fonds communautaires peuvent recevoir un bulletin de versement afin que l'argent puisse être déposé directement sur le compte bancaire du NRAS.
Alternativement, l'argent liquide peut être déposé sur le compte bancaire de la collecte de fonds et un transfert BACS est effectué pour envoyer les fonds sur le compte bancaire du NRAS dans les cinq jours ouvrables suivant leur collecte.
Les collecteurs de fonds communautaires qui déposent de l’argent sur le compte bancaire du NRAS doivent recevoir des directives sur la manipulation des espèces.

8. Autres documents connexes :