Nasza polityka pozyskiwania funduszy

Polityka zbierania funduszy Krajowego Towarzystwa Reumatoidalnego Zapalenia Stawów (NRAS) – sierpień 2023 r

1. Cel Polityki

• Krajowe Towarzystwo Reumatoidalnego Zapalenia Stawów (NRAS) jest zarejestrowaną organizacją charytatywną, której dochody ze zbiórek finansują świadczenie usług na rzecz beneficjentów. NRAS świadczy usługi zgodnie ze swoim charytatywnym celem, jakim jest informowanie, wzmacnianie pozycji i wspieranie wszystkich osób w Wielkiej Brytanii cierpiących na reumatoidalne zapalenie stawów (RZS) i młodzieńcze idiopatyczne zapalenie stawów (MIZS).
• NRAS jest członkiem organu regulacyjnego ds. pozyskiwania funduszy i zgadza się prowadzić wyłącznie zbiórki zgodnie z Kodeksem postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy wydanym przez organ regulacyjny ds. pozyskiwania funduszy i stara się działać zgodnie z obietnicą organu regulującego pozyskiwanie funduszy, aby być otwartym, uczciwym, uczciwym i legalnym.
• Niniejsza polityka określa, w jaki sposób NRAS będzie działać etycznie i odpowiedzialnie w ramach pozyskiwania funduszy. Wszyscy powiernicy, pracownicy i wolontariusze zbierający fundusze w imieniu NRAS są odpowiedzialni za przestrzeganie Kodeksu postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy wydanego przez organ regulacyjny ds. pozyskiwania funduszy, ram prawnych Komisji ds. organizacji charytatywnych oraz Polityki zbierania funduszy NRAS.

2. Standardy pozyskiwania funduszy

• Kraje NRAS postępują zgodnie z Kodeksem postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy określonymi przez organ regulacyjny ds. pozyskiwania funduszy i przestrzegają kluczowych zasad zawartych w tym kodeksie. Nasze członkostwo wymaga od nas złożenia obietnicy dotyczącej zbiórki pieniędzy, co oznacza, że ​​zobowiązujemy się wobec darczyńców i osób zbierających fundusze, że nasza zbiórka będzie legalna, otwarta, uczciwa i pełna szacunku.
• Pełny Kodeks postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy można przeczytać tutaj.

3. Zbiórka funduszy i zatwierdzenie projektu

Zewnętrzny

• Współpracownicy, powiernicy, członkowie, wolontariusze i osoby spoza organizacji z NRAS powinni uzyskać zgodę członka zespołu zbierającego fundusze na inicjatywy związane ze zbieraniem funduszy przed ich podjęciem.
• NRAS nigdy nie gromadzi funduszy dla osób trzecich, a działania związane ze zbieraniem funduszy podejmowane przy użyciu numerów organizacji charytatywnych zarejestrowanych w NRAS mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu finansowania świadczenia usług NRAS zgodnie z opisem w naszej rejestracji w Komisji ds. organizacji charytatywnych.
• Wykorzystywanie numerów organizacji charytatywnych NRAS do celów zbierania funduszy musi być zawsze zgodne z Kodeksem postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy wydanym przez organ regulacyjny ds. pozyskiwania funduszy.

Wewnętrzny

• Zespół zbierający fundusze priorytetowo traktuje pracę zmierzającą do osiągnięcia docelowego budżetu dochodowego zatwierdzanego co roku przez Powierników w celu wsparcia bieżącej pracy organizacji charytatywnej.
• Aby projekty wykraczające poza zatwierdzony roczny budżet były częścią celów zespołu zbierającego fundusze i KPI na dany rok, pracownicy odpowiedzialni za projekt muszą wypełnić Formularz propozycji projektu u Menedżera ds. powiernictwa i przekazania go Zespołowi kierowniczemu wyższego szczebla (SMT ) do zatwierdzenia. Dopiero gdy SMT zatwierdzi projekt, zespół zbierający fundusze podejmie się jego zbierania.
• Zbieranie funduszy na projekty mające na celu świadczenie, ulepszanie lub rozszerzanie usług NRAS, które nie zostały zatwierdzone przez SMT, nie powinno być w żadnym wypadku podejmowane.
• Propozycje projektów muszą zostać uzgodnione co najmniej 12 miesięcy przed datą rozpoczęcia projektu, z wyjątkiem wyjątkowych okoliczności.
• Jeśli w uzgodnionym projekcie zostaną wprowadzone zmiany, należy je przedstawić SMT do zatwierdzenia, a zespół zbierający fundusze musi zostać natychmiast powiadomiony.
• Jeśli uzgodniony projekt zostanie anulowany, należy natychmiast powiadomić SMT i zespół zbierający fundusze.
• Po uzgodnieniu projektu należy wdrożyć plany awaryjne na wypadek niewystarczających funduszy lub otrzymania nadmiernego finansowania.
• Każdy członek zespołu zbierającego fundusze NRAS ma obowiązek co roku przeczytać Kodeks postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy i podpisać, że to zrobił. Powinien zawsze przestrzegać tego kodeksu.
• Pracownicy NRAS muszą zawsze skonsultować się z zespołem zajmującym się zbieraniem funduszy i uzyskać zgodę kierownika ds. pozyskiwania funduszy, zanim podejmą jakiekolwiek działania związane ze zbieraniem funduszy w imieniu organizacji charytatywnej.

4. Wykorzystanie darowizn

• NRAS otwarcie informuje, w jaki sposób otrzymane darowizny zostały wykorzystane i skąd pochodzi nasze finansowanie, w naszych rocznych skontrolowanych sprawozdaniach finansowych, naszym rocznym przeglądzie NRAS oraz poprzez bezpośrednie raportowanie do osób fizycznych i trustów, w razie potrzeby.
• Całe finansowanie otrzymane przez NRAS jest oceniane w celu ustalenia, czy jest ono ograniczone do wykorzystania na projekt lub na konkretny aspekt naszych podstawowych usług charytatywnych. Wszystkie wydatki związane z ograniczonym finansowaniem są śledzone i ujawniane w rocznym sprawozdaniu finansowym zgodnie z wymogami sprawozdawczymi.
• Jeśli osoba wspierająca chce przekazać darowiznę na konkretny obszar pracy podjętej przez NRAS (na przykład jeśli rodzic młodej osoby z MIZS chciałby, aby jego darowizna została wykorzystana na konkretne wsparcie usług JIA-at-NRAS), powinien dostarczyć pisemną instrukcję w tej sprawie wraz z darowizną, chyba że taka darowizna jest pod hasłem konkretnego apelu wystosowanego przez NRAS, takiego jak Wear Purple. W przypadku złożenia takiego wniosku i ustalenia, że ​​nie stanowi ono ograniczonego finansowania, SMT zaleci Powiernikom zaklasyfikowanie go jako przeznaczonego do wykorzystania w projekcie określonym przez darczyńcę. Wydatki są następnie śledzone w odniesieniu do tych funduszy i ujawniane w rocznym sprawozdaniu finansowym zgodnie z wymogami sprawozdawczymi.
• Jeśli życzenia dotyczące wykorzystania funduszy zostaną zapisane na piśmie i przesłane wraz z darowizną, ale nie odzwierciedlają pracy podjętej przez organizację charytatywną, zawsze skontaktujemy się z darczyńcą na piśmie w celu wyjaśnienia sytuacji i uzyskania potwierdzenia, że ​​chciałby nadal wspierać NRAS z ich darowizną. (Na przykład, jeśli otrzymamy darowiznę na badania medyczne, NRAS skontaktuje się z dawcą, aby upewnić się, że jest zadowolony, że jego darowizna zostanie wykorzystana na wsparcie pacjentów lub wsparcie badań klinicznych, ale nie będzie ich finansować, ponieważ NRAS nie prowadzi ani nie finansuje badań medycznych badania).
• W przypadku otrzymania darowizny, która wyraźnie stwierdza, że ​​fundusze mają zostać wykorzystane na „badania”, NRAS może powiadomić darczyńcę w celu wyjaśnienia charakteru badań, które podejmujemy lub wspieramy zgodnie z naszymi celami charytatywnymi.
• Jeżeli fundusze zostały zebrane na konkretny projekt lub na konkretny aspekt naszych podstawowych usług charytatywnych, ale nie są już potrzebne, NRAS może wykorzystać zebrane fundusze na dowolny cel, jaki uzna za stosowny i który jest zgodny z naszymi podstawowymi usługami, pod warunkiem, że darczyńca wyraża zgodę na takie ponowne przeznaczenie darowizny.

5. Wsparcie korporacyjne i upominki rzeczowe

• Tam, gdzie to możliwe, wnioski o finansowanie NRAS zwracane są do kilku firm, a NRAS będzie negocjować ze wszystkimi swoimi sponsorami na równych zasadach, aby zapewnić, że żadna pojedyncza firma nie będzie traktowana inaczej niż inne w odniesieniu do finansowania konkretnego projektu.
• NRAS zapewni, że całkowity dochód z projektów finansowanych z branży farmaceutycznej nie przekroczy 25% naszego całkowitego dochodu i nie przekroczy 10% z żadnej firmy w ciągu jednego roku.
• Chociaż fundusze na określone projekty mogą pochodzić od firm z branży opieki zdrowotnej, farmaceutycznej lub innych, NRAS nigdy nie będzie promować produktów, terapii ani usług.

6. Przyjmowanie i odrzucanie darowizn lub ofert wsparcia

• NRAS przestrzega prawa i podejmie decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu darowizny, biorąc pod uwagę, które działanie leży w ogólnym interesie organizacji charytatywnej.
• NRAS nie będzie przyjmować darowizn od darczyńców, których działalność jest bezpośrednio sprzeczna z najlepszym interesem naszych beneficjentów.
• NRAS nie będzie przyjmować darowizn ani współpracować z firmami lub osobami fizycznymi, które uczestniczą w działaniach, które mogłyby zaszkodzić reputacji organizacji charytatywnej.
• NRAS nie będzie przyjmować darowizn, jeśli środki zostały uzyskane nielegalnie lub nieetycznie.
• Ostateczna odpowiedzialność za przyjęcie lub odrzucenie darowizny spoczywa na Radzie Nadzorczej.
• Wiele darowizn otrzymanych przez NRAS pochodzi od darczyńców, którzy są już znani organizacji charytatywnej, jednak jeśli NRAS otrzyma darowiznę lub ofertę wsparcia, którą uzna za podejrzaną lub jeśli nie będzie w stanie zidentyfikować źródła, darowizna lub oferta wsparcia może zostać odrzucona .
• NRAS dołoży wszelkich starań, aby nie przyjmować darowizn od osób, które mogą zostać uznane za bezbronne. Zawsze będziemy postępować zgodnie z wytycznymi organu regulacyjnego ds. pozyskiwania funduszy, jak określono w Kodeksie postępowania w zakresie zbierania funduszy.
• Wszystkie darowizny otrzymane przez NRAS zostaną zarejestrowane w Salesforce w ciągu tygodnia.
• Za każdą otrzymaną darowiznę, która nie jest prezentem In Memoriam, zostanie przesłane potwierdzenie odbioru i podziękowania (patrz poniżej).
• W przypadku prezentów otrzymanych In Memoriam wszystkie datki zostaną zarejestrowane w Salesforce i zapisane pod nazwiskiem zmarłego.
• Dane darczyńców będą przechowywane zgodnie z RODO i Polityką prywatności NRAS.
• Czasami darczyńcy dokonują błędnie wielu płatności i proszą o zwrot niezamierzonej płatności. Chociaż NRAS nie jest prawnie zobowiązany do zwrotu darowizny, organizacja charytatywna może sprawdzić okoliczności indywidualnie dla każdego przypadku i dokonać zwrotu pieniędzy, jeśli uzna to za stosowne, jeśli wystąpi prawdziwy błąd lub wystąpi usterka w naszym systemie przetwarzania płatności online lub w sytuacje, w których dawcę uznaje się za bezbronnego w związku z podejmowanymi przez niego decyzjami.
• Jeśli darczyńca poprosi o zwrot darowizny, ponieważ wpłacił ją na rzecz NRAS przez pomyłkę i miał przekazać ją innej organizacji charytatywnej, NRAS zwróci darowiznę, pod warunkiem że taki wniosek zostanie złożony w rozsądnym terminie.
• Jeśli darczyńca skontaktuje się z NRAS i poinformuje, że chciałby zwrotu całości lub części darowizny, nie ma do tego prawa. NRAS ma prawny obowiązek wykorzystania darowizny na cele charytatywne po otrzymaniu środków, zatem nie może zwrócić darowizny, jeśli darczyńca zmienił zdanie.
• NRAS zgłosi komisji charytatywnej wszelkie niezweryfikowane lub podejrzane darowizny o wartości ponad 25 000 funtów przekazane organizacji charytatywnej.
• Gift Aid będzie wnioskowany tylko wtedy, gdy deklaracja Gift Aid zostanie wypełniona albo jako oddzielny dokument, albo jako część koperty zbiorczej, która została zwrócona do urzędu w celu złożenia, lub bez dokumentu, jeśli roszczenie może zostać złożone w ramach małych darowizn schemat.
• NRAS zazwyczaj nie rozważa dokonywania płatności de minimis lub ex-gratia na rzecz osób trzecich, chyba że dostęp do środków, do których NRAS jest prawnie uprawniony, jest zagrożony.
• Decyzje dotyczące płatności ex gratia w kwocie poniżej 1000 funtów będą przekazywane zespołowi kierowniczemu wyższego szczebla NRAS i nie będą wymagały zgody powiernika.

7. Obsługa gotówki

• Są chwile, kiedy NRAS lub osoby zbierające fundusze w imieniu NRAS będą zbierać i obsługiwać darowizny pieniężne. Takie sytuacje zdarzają się rzadko i zespół zbierający fundusze zawsze, jeśli to możliwe, stara się nadać priorytet innym metodom płatności.
• Jeśli ma miejsce odbiór gotówki, należy wcześniej wypełnić plan obsługi gotówki i podpisać go Dyrektor ds. pozyskiwania funduszy i marketingu.
• Jeżeli w biurze przechowuje się gotówkę, należy ją zawsze trzymać pod kluczem.
• Całkowita suma środków pieniężnych przechowywanych w biurze nie powinna przekraczać kwoty objętej polisą ubezpieczeniową organizacji charytatywnej. Gotówkę należy przewozić zgodnie z polisą ubezpieczeniową organizacji charytatywnej. Jeżeli zebrane sumy prawdopodobnie przekroczą sumę dozwoloną w polisie ubezpieczeniowej organizacji charytatywnej, zostanie zorganizowany prywatny transport w celu zbiórki pieniędzy.
• Należy przeliczyć gotówkę zebraną przez NRAS lub w jej imieniu, a świadkowie co najmniej dwóch osób oraz protokół przeliczenia kwoty powinni podpisać kasjer i kontrasygnować druga obecna osoba.
• Osoby zbierające fundusze na rzecz społeczności otrzymają dowód wpłaty, dzięki czemu środki pieniężne będą mogły zostać wpłacone bezpośrednio na konto bankowe NRAS.
• Alternatywnie, gotówkę można wpłacić na rachunek bankowy zbiórki i wykonać przelew BACS w celu przesłania środków na rachunek bankowy NRAS w ciągu pięciu dni roboczych od ich pobrania.
• Społeczni zbieracze pieniędzy wpłacający gotówkę na rachunek bankowy NRAS powinni otrzymać wytyczne dotyczące postępowania z gotówką.

8. Inne powiązane dokumenty:

• Polityka dotycząca skarg NRAS dotyczących zbierania funduszy
• Obietnica zbiórki funduszy NRAS
• Polityka prywatności NRAS
• Kodeks postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy