Adnodd

Polisi Codi Arian

Polisi Codi Arian Cymdeithas Genedlaethol Arthritis Rwmatoid (NRAS) – Awst 2023

Cyfrifoldeb Ymddiriedolwyr 
Dyddiad y ddogfen 31/08/23
Rheolwr Dogfennau Cyfarwyddwr Codi Arian a Marchnata 
Dyddiad yr adolygiad Medi 2024

1. Diben y Polisi 

  • Mae Cymdeithas Genedlaethol Arthritis Rwmatoid (NRAS) yn elusen gofrestredig sy'n dibynnu ar incwm o godi arian i ddarparu gwasanaethau i'w buddiolwyr. Mae NRAS yn darparu gwasanaethau yn unol â'i nod elusennol i hysbysu, grymuso a chefnogi pawb yn y DU sy'n byw gydag arthritis gwynegol (RA) ac arthritis idiopathig ieuenctid (JIA). 
  • Mae NRAS yn aelod o'r Rheoleiddiwr Codi Arian ac yn cytuno i gynnal codi arian yn unig sy'n unol â Chod Ymarfer Codi Arian y Rheoleiddiwr Codi Arian ac yn gweithio i weithredu yn unol ag Addewid y Rheoleiddiwr Codi Arian i fod yn agored, yn onest, yn deg ac yn gyfreithlon. 
  • Mae'r polisi hwn yn nodi sut y bydd NRAS yn gweithio'n foesegol ac yn gyfrifol o fewn codi arian. Mae pob ymddiriedolwr, staff a gwirfoddolwr sy'n codi arian ar ran NRAS yn gyfrifol am lynu wrth God Ymarfer Codi Arian y Rheoleiddiwr Codi Arian, fframwaith cyfreithiol y Comisiwn Elusennau a Pholisi Codi Arian NRAS. 

2. Safonau Codi Arian 

  • Mae NRAS yn dilyn Cod Ymarfer Codi Arian y Rheoleiddiwr Codi Arian ac yn cydymffurfio â'r egwyddorion allweddol a ymgorfforir yn y cod. Mae ein haelodaeth yn ei gwneud yn ofynnol i ni wneud addewid codi arian sy'n golygu ein bod yn ymrwymo i roddwyr a chodwyr arian bod ein codi arian yn gyfreithlon, yn agored, yn onest ac yn barchus. 
  • Gallwch ddarllen y Cod Ymarfer Codi Arian llawn yma. 

3. Codi Arian a Chymeradwyo Prosiect 

Allanol 

  • Dylai cydweithwyr, ymddiriedolwyr, aelodau, gwirfoddolwyr neu unigolion y tu allan i'r sefydliad yn NRAS gael aelod o'r tîm codi arian wedi cytuno ar eu mentrau codi arian cyn iddynt gael eu ymgymryd. 
  • Nid yw NRAS byth yn codi arian ar gyfer trydydd partïon a dim ond i helpu i ariannu darpariaeth gwasanaethau NRAS fel yr amlinellir yn ein cofrestriad â'r Comisiwn Elusennau y dylid defnyddio gweithgareddau codi arian a gynhelir gan ddefnyddio rhifau elusen gofrestredig NRAS. 
  • Rhaid i ddefnyddio rhifau elusen NRAS at ddibenion codi arian gydymffurfio bob amser â Chod Ymarfer Codi Arian y Rheoleiddiwr Codi Arian. 

Mewnol 

  • Mae'r tîm codi arian yn blaenoriaethu gwaith i gyflawni'r gyllideb darged incwm a gymeradwywyd gan yr Ymddiriedolwyr bob blwyddyn i gefnogi gwaith parhaus yr elusen. 
  • Er mwyn i brosiectau y tu allan i'r gyllideb flynyddol gymeradwy fod yn rhan o amcanion a dangosyddion perfformiad allweddol y tîm codi arian ar gyfer y flwyddyn, rhaid i staff sy'n gyfrifol am y prosiect lenwi Ffurflen Gynnig Prosiect gyda'r Rheolwr Ymddiriedolaethau a Rhoddion a'i chyflwyno i'r Uwch Dîm Rheoli (UDR) i'w chymeradwyo. Dim ond ar ôl i'r UDR gytuno ar y prosiect y bydd y tîm codi arian yn ymgymryd â chodi arian ar ei gyfer. 
  • Ni ddylid codi arian ar gyfer prosiectau i ddarparu, gwella neu ehangu gwasanaethau NRAS nad ydynt wedi'u cymeradwyo gan yr UDRh o dan unrhyw amgylchiadau. 
  • Rhaid cytuno ar gynigion prosiect o leiaf 12 mis cyn dyddiad cychwyn y prosiect, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol. 
  • Os gwneir newidiadau i brosiect y cytunwyd arno, rhaid cyflwyno'r newidiadau hyn i'r UDR i'w cymeradwyo a rhaid hysbysu'r tîm codi arian ar unwaith. 
  • Os caiff prosiect y cytunwyd arno ei ganslo, rhaid hysbysu'r UDR a'r tîm codi arian ar unwaith. 
  • Dylid rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith pan gytunir ar brosiect rhag ofn nad oes digon o arian neu os derbynnir gorddaliad. 
  • Mae'n ofynnol i bob aelod o dîm codi arian NRAS ddarllen y Cod Ymarfer Codi Arian yn flynyddol a llofnodi i ddweud eu bod wedi gwneud hynny, dylent lynu wrth y cod bob amser. 
  • Rhaid i staff NRAS bob amser ymgynghori â'r tîm codi arian a chael cymeradwyaeth gan y Pennaeth Codi Arian cyn iddynt ymgymryd ag unrhyw weithgareddau codi arian ar ran yr elusen. 

4. Defnyddio Rhoddion 

  • Mae NRAS yn adrodd yn agored sut y mae rhoddion a dderbyniwyd wedi cael eu defnyddio ac o ble mae ein cyllid wedi dod yn ein Cyfrifon Archwiliedig Blynyddol, ein Hadolygiad Blynyddol NRAS a thrwy adrodd yn uniongyrchol i unigolion ac ymddiriedolaethau yn ôl yr angen. 
  • Caiff yr holl gyllid a dderbynnir gan NRAS ei asesu i benderfynu a yw wedi'i gyfyngu i'w ddefnyddio tuag at brosiect neu ar gyfer agwedd benodol ar ein gwasanaethau elusennol craidd. Caiff yr holl wariant yn erbyn cyllid cyfyngedig ei olrhain a'i ddatgelu yn y Cyfrifon Blynyddol yn unol â gofynion adrodd. 
  • Os yw cefnogwr yn dymuno rhoi rhodd i faes gwaith penodol a wneir gan NRAS (er enghraifft, os hoffai rhiant person ifanc â JIA i'w rhodd gael ei defnyddio i gefnogi gwasanaethau JIA-yn-NRAS yn benodol) dylent ddarparu cyfarwyddyd ysgrifenedig i'r perwyl hwn gyda'u rhodd, oni bai bod rhodd o'r fath o dan faner apêl benodol y mae NRAS yn ei gwneud fel Gwisgo Porffor. Pan fo cais o'r fath wedi'i wneud a phenderfynwyd nad yw'n gyfystyr â chyllid cyfyngedig, bydd yr UDRh yn argymell i'r Ymddiriedolwyr y dylid ei ddosbarthu fel un a ddynodwyd i'w ddefnyddio ar gyfer y prosiect a bennir gan y rhoddwr. Yna caiff gwariant ei olrhain yn erbyn cronfeydd o'r fath a'i ddatgelu yn y Cyfrifon Blynyddol yn unol â gofynion adrodd. 
  • Os caiff dymuniadau ynghylch defnyddio cronfeydd eu cofnodi'n ysgrifenedig a'u hanfon gyda rhodd, ond nad ydynt yn adlewyrchu'r gwaith a wneir gan yr elusen, cysylltir â'r rhoddwr yn ysgrifenedig bob amser i egluro'r sefyllfa a cheisio cadarnhad y byddent yn hoffi parhau i gefnogi NRAS gyda'u rhodd. (Er enghraifft, os byddwn yn derbyn rhodd tuag at ymchwil feddygol, bydd NRAS yn cysylltu â'r rhoddwr i sicrhau eu bod yn hapus i'w rhodd gael ei defnyddio tuag at gefnogi cleifion, neu gefnogi ymchwil glinigol ond nid ariannu ymchwil o'r fath gan nad yw NRAS yn cynnal nac yn ariannu ymchwil feddygol). 
  • Os derbynnir rhodd, sy'n nodi'n benodol y dylid defnyddio arian ar gyfer 'ymchwil', gall NRAS hysbysu'r rhoddwr i esbonio natur yr ymchwil a wnawn neu a gefnogwn yn unol â'n hamcanion elusennol. 
  • Os yw arian wedi'i godi ar gyfer prosiect penodol neu ar gyfer agwedd benodol ar ein gwasanaethau elusennol craidd, ond nad oes ei angen mwyach, gall NRAS ddefnyddio'r arian a godir at unrhyw ddiben y mae'n ei weld yn briodol sy'n unol â'n gwasanaethau craidd ar yr amod bod y cyllidwr yn cytuno i ailddyrannu'r rhodd o'r fath. 

5. Cefnogaeth gorfforaethol a rhoddion mewn nwyddau 

  • Lle bynnag y bo modd, ceisir ceisiadau am gyllid gan NRAS gan nifer o gwmnïau a bydd NRAS yn negodi â'i holl noddwyr ar sail gyfartal i sicrhau nad oes unrhyw gwmni unigol yn cael ei drin yn wahanol i unrhyw un arall o ran cyllido unrhyw brosiect penodol.
  • Bydd NRAS yn sicrhau na fydd cyfanswm yr incwm o brosiectau a ariennir gan y sector fferyllol yn fwy na 25% o'n cyfanswm incwm ac nad yw'n fwy na 10% o unrhyw gwmni mewn un flwyddyn.
  • Er y gellir derbyn cyllid ar gyfer prosiectau penodol gan gwmnïau gofal iechyd, fferyllol neu gwmnïau eraill, ni fydd NRAS byth yn cymeradwyo cynhyrchion, triniaethau na gwasanaethau. 

6. Derbyn a Gwrthod rhoddion neu gynigion o gefnogaeth 

  • Mae NRAS yn cydymffurfio â'r gyfraith a bydd yn penderfynu derbyn neu wrthod rhodd drwy ystyried pa gamau sydd er budd gorau'r elusen yn gyffredinol. 
  • Ni fydd NRAS yn derbyn rhoddion a wneir gan roddwyr y mae eu gweithgareddau mewn gwrthdaro uniongyrchol â buddiannau gorau ein buddiolwyr. 
  • Ni fydd NRAS yn derbyn rhoddion gan gwmnïau nac unigolion sy'n cymryd rhan mewn gweithgareddau a allai niweidio enw da'r elusen, nac yn gweithio mewn partneriaeth â nhw. 
  • Ni fydd NRAS yn derbyn rhoddion lle mae'n bosibl bod arian wedi'i gael yn anghyfreithlon neu'n anfoesegol. 
  • Mae'r cyfrifoldeb pennaf i dderbyn neu wrthod rhodd yn nwylo'r Bwrdd Ymddiriedolwyr. 
  • Daw llawer o roddion y mae NRAS yn eu derbyn gan gyllidwyr sydd eisoes yn hysbys i'r elusen, fodd bynnag, os yw NRAS yn derbyn rhodd neu gynnig o gefnogaeth y mae'n ei ystyried yn amheus neu lle na all nodi'r ffynhonnell, gellir gwrthod y rhodd neu'r cynnig o gefnogaeth. 
  • Bydd NRAS yn gweithio i sicrhau nad ydym yn derbyn rhoddion gan unigolion y gellir eu hystyried yn agored i niwed, byddwn, bob amser, yn gweithredu yn unol â chanllawiau'r Rheoleiddiwr Codi Arian fel y'u nodir yn y Cod Ymarfer Codi Arian. 
  • Bydd pob rhodd a dderbynnir gan NRAS yn cael ei chofnodi ar Salesforce o fewn wythnos. 
  • Anfonir cadarnhad o dderbynneb a diolch am bob rhodd unigol a dderbynnir nad yw'n rhodd Er Cof (gweler isod). 
  • Ar gyfer rhoddion a dderbynnir In Memoriam, bydd pob rhodd yn cael ei chofnodi ar Salesforce a'i chadw o dan enw'r ymadawedig. 
  • Bydd manylion rhoddwyr yn cael eu storio yn unol â GDPR a Pholisi Preifatrwydd NRAS. 
  • Weithiau, mae rhoddwyr yn gwneud taliadau lluosog mewn camgymeriad a byddant yn gofyn am ad-daliad o'r taliad anfwriadol. Er nad oes rhwymedigaeth gyfreithiol ar NRAS i ad-dalu rhodd, gall yr elusen adolygu'r amgylchiadau fesul achos a gwneud ad-daliadau os ystyrir bod hynny'n briodol, pan fydd gwall gwirioneddol yn digwydd neu os oes nam ar ein system brosesu taliadau ar-lein neu mewn sefyllfaoedd lle ystyrir bod y rhoddwr yn agored i niwed o ran ei benderfyniadau. 
  • Os bydd rhoddwr yn gofyn am gael ad-daliad am ei rodd oherwydd iddo ei thalu i NRAS mewn camgymeriad a'i fod wedi bwriadu i'r taliad fynd i elusen wahanol, bydd NRAS yn ad-dalu'r rhodd, ar yr amod bod cais o'r fath yn cael ei wneud o fewn cyfnod rhesymol o amser. 
  • Os bydd rhoddwr yn cysylltu â NRAS i ddweud y byddent yn hoffi i'w rhodd gyfan neu ran ohoni gael ei dychwelyd, nid oes ganddynt hawl gyfreithiol i wneud hyn. Mae gan NRAS y cyfrifoldeb cyfreithiol i ddefnyddio'r rhodd at ei diben elusennol unwaith y bydd arian wedi'i dderbyn, felly ni allant ad-dalu rhodd os yw rhoddwr wedi newid ei feddwl. 
  • Bydd NRAS yn adrodd i'r comisiwn elusennau unrhyw roddion amheus neu heb eu gwirio o dros £25,000 a wneir i'r elusen. 
  • Dim ond os yw datganiad Cymorth Rhodd wedi'i gwblhau naill ai fel dogfen ar wahân neu fel rhan o amlen gasglu, sydd wedi'i dychwelyd i'r swyddfa i'w ffeilio neu heb ddogfen os gellir gwneud hawliad o dan y cynllun rhoddion bach y bydd Cymorth Rhodd yn cael ei hawlio. 
  • Fel arfer ni fydd NRAS yn ystyried gwneud taliadau de minimis na thaliadau ex-gratia i drydydd partïon oni bai mewn amgylchiadau lle mae mynediad at gronfeydd y mae NRAS â hawl gyfreithiol iddynt yn cael ei beryglu. 
  • Bydd penderfyniadau talu ex-gratia o dan £1,000 yn cael eu dirprwyo i Uwch Dîm Rheoli NRAS ac ni fydd angen cymeradwyaeth ymddiriedolwyr arnynt. 

7. Trin Arian Parod 

  • Mae adegau pan fydd NRAS neu'r rhai sy'n codi arian ar ran NRAS yn casglu ac yn trin rhoddion arian parod. Mae'r adegau hyn yn brin ac mae'r tîm codi arian bob amser yn ceisio blaenoriaethu dulliau talu eraill os yn bosibl.
  • Os bydd casglu arian parod yn digwydd, rhaid cwblhau cynllun trin arian parod ymlaen llaw a rhaid i Gyfarwyddwr Codi Arian a Marchnata ei lofnodi. 
  • Os cedwir arian parod yn y swyddfa, rhaid ei gloi i ffwrdd bob amser. 
  • Ni ddylai cyfanswm yr arian parod a gedwir yn y swyddfa fod yn fwy na'r lefel a gwmpesir gan bolisi yswiriant yr elusen. Rhaid cludo arian parod yn unol â pholisi yswiriant yr elusen. Trefnir cludiant preifat ar gyfer casgliadau arian parod os yw'n debygol y bydd y symiau a gesglir yn fwy na'r swm a ganiateir ym mholisi yswiriant yr elusen. 
  • Rhaid cyfrif arian parod a gesglir gan neu ar ran NRAS a rhaid i o leiaf ddau berson fod yn dyst iddo a dylai cofnod o'r swm a gyfrifwyd gael ei lofnodi gan y cownter a'i gydlofnodi gan yr ail berson sy'n bresennol. 
  • Gellir anfon slip talu at godwyr arian cymunedol fel y gellir adneuo arian parod yn uniongyrchol i gyfrif banc NRAS. 
  • Fel arall, gellir adneuo arian parod i gyfrif banc y codwr arian a chynnal trosglwyddiad BACS i anfon arian i gyfrif banc NRAS o fewn pum niwrnod gwaith i'w gasglu. 
  • Dylid rhoi canllawiau trin arian parod i godwyr arian cymunedol sy'n adneuo arian parod i gyfrif banc NRAS. 

8. Dogfennau cysylltiedig eraill: