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Politica di raccolta fondi

Politica di raccolta fondi della National Rheumatoid Arthritis Society (NRAS) – agosto 2023

Responsabilità di	Amministratori
Data del documento	31/08/23
Gestore documenti	Direttore della raccolta fondi e del marketing
Data della recensione	Settembre 2024

1. Scopo della Politica

La National Rheumatoid Arthritis Society (NRAS) è un ente di beneficenza registrato che fa affidamento sulle entrate derivanti dalla raccolta fondi per fornire servizi ai suoi beneficiari. NRAS fornisce servizi in linea con il suo obiettivo di beneficenza di informare, responsabilizzare e supportare tutti coloro che nel Regno Unito vivono con l'artrite reumatoide (AR) e l'artrite idiopatica giovanile (AIG).
NRAS è un membro dell'Autorità di regolamentazione della raccolta fondi e accetta di condurre solo raccolte fondi in linea con il Codice di condotta per la raccolta fondi dell'Autorità di raccolta fondi e lavora per operare in linea con la promessa dell'Autorità di regolamentazione della raccolta fondi di essere aperta, onesta, giusta e legale.
Questa politica stabilisce come NRAS lavorerà in modo etico e responsabile nell'ambito della raccolta fondi. Tutti gli amministratori, il personale e i volontari che raccolgono fondi per conto di NRAS sono responsabili di aderire al Codice di pratica di raccolta fondi dell'ente regolatore per la raccolta fondi, al quadro giuridico della Charity Commission e alla politica di raccolta fondi della NRAS.

2. Standard di raccolta fondi

Le NRAS seguono il Codice di pratica di raccolta fondi dell'Autorità di regolamentazione della raccolta fondi e rispettano i principi chiave incorporati nel codice. La nostra adesione ci impone di fare una promessa di raccolta fondi, il che significa che ci impegniamo nei confronti dei donatori e dei raccoglitori di fondi affinché la nostra raccolta fondi sia legale, aperta, onesta e rispettosa.
Puoi leggere il Codice completo delle pratiche di raccolta fondi qui.

3. Raccolta fondi e approvazione del progetto

Esterno

I colleghi, gli amministratori, i membri, i volontari o gli individui esterni all'organizzazione dell'NRAS dovrebbero far approvare le proprie iniziative di raccolta fondi da un membro del team di raccolta fondi prima che vengano intraprese.
NRAS non raccoglie mai fondi per terze parti e le attività di raccolta fondi intraprese utilizzando i numeri di beneficenza registrati NRAS devono essere utilizzate solo per contribuire a finanziare la fornitura di servizi NRAS come indicato nella registrazione della nostra Commissione di beneficenza.
L'utilizzo dei numeri di beneficenza NRAS per scopi di raccolta fondi deve essere sempre conforme al Codice di condotta per la raccolta fondi dell'Autorità di regolamentazione della raccolta fondi.

Interno

Il team di raccolta fondi dà priorità al raggiungimento del budget target di reddito approvato ogni anno dagli amministratori per sostenere il lavoro in corso dell'organizzazione di beneficenza.
Affinché i progetti al di fuori del budget annuale approvato facciano parte degli obiettivi e dei KPI del team di raccolta fondi per l'anno, il personale responsabile del progetto deve compilare un modulo di proposta di progetto con il responsabile dei trust e delle donazioni e presentarlo al Senior Management Team (SMT) ) per l'approvazione. Solo una volta che l'SMT avrà approvato il progetto, il team di raccolta fondi intraprenderà la raccolta fondi per esso.
La raccolta fondi per progetti volti a fornire, migliorare o espandere i servizi NRAS che non sono stati approvati dall'SMT non dovrebbe essere intrapresa in nessuna circostanza.
Le proposte di progetto devono essere concordate almeno 12 mesi prima della data di inizio del progetto, salvo circostanze eccezionali.
Se vengono apportate modifiche a un progetto concordato, tali modifiche devono essere presentate al SMT per l'approvazione e il team di raccolta fondi deve essere informato immediatamente.
Se un progetto concordato viene annullato, il SMT e il team di raccolta fondi devono essere informati immediatamente.
I piani di emergenza dovrebbero essere messi in atto quando viene concordato un progetto in caso di fondi insufficienti o se si ricevono finanziamenti eccessivi.
Ciascun membro del team di raccolta fondi NRAS è tenuto a leggere annualmente il Codice di condotta per la raccolta fondi e a firmare per dichiarare di averlo fatto e ad aderire sempre al codice.
Il personale NRAS deve sempre consultare il team di raccolta fondi e ottenere l'approvazione del responsabile della raccolta fondi prima di intraprendere qualsiasi attività di raccolta fondi per conto dell'organizzazione di beneficenza.

4. Utilizzo delle donazioni

L'NRAS riporta apertamente come sono state utilizzate le donazioni ricevute e da dove provengono i nostri finanziamenti nei nostri conti annuali certificati, nella nostra revisione annuale dell'NRAS e attraverso rapporti diretti a individui e trust come richiesto.
Tutti i finanziamenti ricevuti da NRAS vengono valutati per determinare se sono limitati all'utilizzo per un progetto o per un aspetto particolare dei nostri servizi di beneficenza principali. Tutte le spese a fronte di finanziamenti limitati vengono tracciate e divulgate nei conti annuali in conformità con i requisiti di rendicontazione.
Se un sostenitore desidera fare una donazione per un'area specifica di lavoro intrapreso da NRAS (ad esempio se un genitore di un giovane affetto da AIG desidera che la sua donazione venga utilizzata per supportare specificamente i servizi JIA-at-NRAS), deve fornire un istruzioni scritte in tal senso con la loro donazione, a meno che tale donazione non sia all'insegna di un appello specifico che NRAS sta lanciando, come Wear Purple. Laddove sia stata avanzata tale richiesta e sia stato stabilito che non costituisce un finanziamento limitato, l'SMT raccomanderà agli Amministratori di classificarlo come destinato all'uso per il progetto specificato dal donatore. La spesa viene quindi monitorata rispetto a tali fondi e divulgata nei conti annuali in conformità con i requisiti di rendicontazione.
Se i desideri relativi all'utilizzo dei fondi vengono registrati per iscritto e inviati con una donazione, ma non riflettono il lavoro intrapreso dall'organizzazione di beneficenza, il donatore verrà sempre contattato per iscritto per spiegare la situazione e chiedere conferma che desidera continuare a sostenere NRAS con la loro donazione. (Ad esempio, se riceviamo una donazione per la ricerca medica, l'NRAS contatterà il donatore per assicurarsi che sia felice che la sua donazione venga utilizzata per il supporto del paziente o per sostenere la ricerca clinica ma non finanziare tale ricerca poiché l'NRAS non conduce o finanzia ricerche mediche ricerca).
Se viene ricevuta una donazione, che specifica specificamente che i fondi devono essere utilizzati per la "ricerca", l'NRAS può avvisare il donatore per spiegare la natura della ricerca che intraprendiamo o supportiamo in linea con i nostri obiettivi di beneficenza.
Se i fondi sono stati raccolti per un particolare progetto o per un aspetto particolare dei nostri servizi di beneficenza principali, ma non sono più necessari, l'NRAS può utilizzare i fondi raccolti per qualsiasi scopo ritenga opportuno, in linea con i nostri servizi principali, a condizione che il finanziatore acconsente a tale ridistribuzione della donazione.

5. Sostegno aziendale e doni in natura

Ove possibile, le richieste di finanziamento dell'NRAS vengono richieste da un certo numero di società e l'NRAS negozierà con tutti i suoi sponsor su base paritaria per garantire che nessuna singola azienda venga trattata diversamente dalle altre per quanto riguarda il finanziamento di un particolare progetto.
NRAS garantirà che il reddito totale derivante dai progetti finanziati dal settore farmaceutico non supererà il 25% del nostro reddito totale e non supererà il 10% di nessuna azienda in un anno.
Anche se i finanziamenti per progetti specifici possono essere ricevuti da aziende sanitarie, farmaceutiche o di altro tipo, NRAS non approverà mai prodotti, trattamenti o servizi.

6. Accettazione e rifiuto di donazioni o offerte di sostegno

NRAS rispetta la legge e deciderà di accettare o rifiutare la donazione valutando quale azione sia nel migliore interesse generale dell'ente di beneficenza.
NRAS non accetterà donazioni effettuate da donatori le cui attività sono in diretto conflitto con i migliori interessi dei nostri beneficiari.
NRAS non accetterà donazioni né lavorerà in collaborazione con aziende o individui che partecipano ad attività che potrebbero causare danni alla reputazione dell'organizzazione di beneficenza.
NRAS non accetterà donazioni in cui i fondi potrebbero essere stati ottenuti illegalmente o in modo non etico.
La responsabilità ultima di accettare o rifiutare una donazione spetta al Consiglio di fondazione.
Molte donazioni ricevute da NRAS provengono da finanziatori già noti all'organizzazione di beneficenza, tuttavia se NRAS riceve una donazione o un'offerta di sostegno che considera sospetta o di cui non è in grado di identificare la fonte, la donazione o l'offerta di sostegno potrebbe essere rifiutata .
NRAS lavorerà per garantire di non accettare donazioni da individui che potrebbero essere considerati vulnerabili. Agiremo sempre in conformità con le linee guida dell'Autorità di regolamentazione della raccolta fondi, come stabilito nel Codice di condotta per la raccolta fondi.
Tutte le donazioni ricevute da NRAS verranno registrate su Salesforce entro una settimana.
Verrà inviata una conferma di ricezione e un ringraziamento per ogni singola donazione ricevuta che non sia un regalo In Memoriam (vedi sotto).
Per i regali ricevuti In Memoriam, tutte le donazioni verranno registrate su Salesforce e salvate sotto il nome del defunto.
I dettagli del donatore verranno archiviati in linea con il GDPR e l'Informativa sulla privacy della NRAS.
Occasionalmente, i donatori effettuano più pagamenti per errore e richiedono il rimborso del pagamento non previsto. Sebbene NRAS non sia legalmente obbligata a rimborsare una donazione, l'organizzazione di beneficenza può esaminare le circostanze caso per caso ed effettuare rimborsi se ritenuto appropriato, quando si verifica un errore reale o si verifica un guasto con il nostro sistema di elaborazione dei pagamenti online o in situazioni in cui il donatore è ritenuto vulnerabile in relazione al suo processo decisionale.
Se un donatore chiede il rimborso della propria donazione perché l'ha pagata a NRAS per errore e intendeva che il pagamento andasse a un altro ente di beneficenza, NRAS rimborserà la donazione, a condizione che tale richiesta venga effettuata entro un periodo di tempo ragionevole.
Se un donatore contatta l'NRAS per dire che desidera restituire tutta o parte della sua donazione, non ha il diritto legale di farlo. NRAS ha la responsabilità legale di utilizzare la donazione per il suo scopo di beneficenza una volta ricevuti i fondi, quindi non può rimborsare una donazione se un donatore ha cambiato idea.
NRAS segnalerà alla commissione di beneficenza eventuali donazioni non verificate o sospette superiori a £ 25.000 effettuate all'organizzazione di beneficenza.
Gift Aid verrà richiesto solo se una dichiarazione Gift Aid è stata compilata come documento separato o come parte di una busta di raccolta, che è stata restituita all'ufficio per l'archiviazione o senza documento se è possibile presentare una richiesta nell'ambito delle piccole donazioni schema.
NRAS normalmente non prenderà in considerazione la possibilità di effettuare pagamenti de minimis o ex gratia a terzi a meno che non vi siano circostanze in cui l'accesso ai fondi a cui NRAS ha legalmente diritto sia messo a rischio.
Le decisioni di pagamento ex gratia inferiori a £ 1.000 saranno delegate al Senior Management Team di NRAS e non richiederanno l'approvazione del fiduciario.

7. Gestione del contante

Ci sono momenti in cui l'NRAS o coloro che raccolgono fondi per conto dell'NRAS raccoglieranno e gestiranno donazioni in contanti. Questi tempi sono rari e il team di raccolta fondi cerca sempre di dare priorità ad altri metodi di pagamento, se possibile.
Se ha luogo una raccolta di contanti, un piano di gestione del contante deve essere completato in anticipo e firmato dal Direttore della raccolta fondi e del marketing.
Se si tengono contanti in ufficio, devono essere sempre chiusi a chiave.
L'importo totale del contante conservato in ufficio non deve superare il livello coperto dalla polizza assicurativa dell'ente di beneficenza. Il denaro contante deve essere trasportato in conformità con la polizza assicurativa dell'ente di beneficenza. Se è probabile che le somme raccolte superino l'importo consentito dalla polizza assicurativa dell'ente di beneficenza, verrà organizzato il trasporto privato per le raccolte di contanti.
Il contante raccolto da o per conto di NRAS deve essere conteggiato e testimoniato da almeno due persone e un verbale dell'importo conteggiato deve essere firmato dallo sportello e controfirmato dalla seconda persona presente.
Alle raccolte fondi della comunità può essere inviata una ricevuta di versamento in modo che i contanti possano essere depositati direttamente sul conto bancario NRAS.
In alternativa, è possibile depositare contanti sul conto bancario della raccolta fondi ed effettuare un trasferimento BACS per inviare fondi al conto bancario NRAS entro cinque giorni lavorativi dalla raccolta.
Le raccolte fondi comunitari che depositano contanti sul conto bancario NRAS dovrebbero ricevere linee guida sulla gestione del contante.

8. Altri documenti correlati: