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Politica di raccolta fondi

Politica di raccolta fondi della National Rheumatoid Arthritis Society (NRAS) – agosto 2023

Responsabilità di	fiduciari
Data del documento	31/08/23
Responsabile dei documenti	Direttore della raccolta fondi e del marketing
Data di revisione	Settembre 2024

1. Scopo della Politica

La National Rheumatoid Arthritis Society (NRAS) è un ente di beneficenza registrato che si avvale dei proventi derivanti dalla raccolta fondi per erogare servizi ai propri beneficiari. La NRAS eroga servizi in linea con il suo obiettivo benefico di informare, responsabilizzare e supportare tutti coloro che nel Regno Unito convivono con l'artrite reumatoide (AR) e l'artrite idiopatica giovanile (AIG).
NRAS è membro del Fundraising Regulator e si impegna a condurre solo attività di raccolta fondi in linea con il Codice di condotta per la raccolta fondi del Fundraising Regulator e a operare in linea con la promessa del Fundraising Regulator di essere aperti, onesti, equi e legali.
Questa politica definisce le modalità con cui NRAS opererà in modo etico e responsabile nell'ambito della raccolta fondi. Tutti i fiduciari, il personale e i volontari che raccolgono fondi per conto di NRAS sono tenuti a rispettare il Codice di condotta per la raccolta fondi dell'Autorità di regolamentazione della raccolta fondi, il quadro giuridico della Charity Commission e la Politica di raccolta fondi di NRAS.

2. Standard di raccolta fondi

La NRAS aderisce al Codice di condotta per la raccolta fondi dell'Ente di regolamentazione della raccolta fondi e ne rispetta i principi fondamentali. La nostra adesione ci obbliga a fare una promessa di raccolta fondi, il che significa che ci impegniamo nei confronti di donatori e fundraiser a garantire che la nostra raccolta fondi sia legale, trasparente, onesta e rispettosa.
Puoi leggere il Codice di condotta completo per la raccolta fondi qui.

3. Raccolta fondi e approvazione del progetto

Esterno

I colleghi, i fiduciari, i membri, i volontari o le persone esterne all'organizzazione della NRAS devono far approvare le loro iniziative di raccolta fondi da un membro del team di raccolta fondi prima di intraprenderle.
La NRAS non raccoglie mai fondi per terze parti e le attività di raccolta fondi intraprese utilizzando i numeri di beneficenza registrati dalla NRAS devono essere utilizzate solo per contribuire a finanziare la fornitura dei servizi NRAS come indicato nella nostra registrazione alla Charity Commission.
L'utilizzo dei numeri di beneficenza NRAS per scopi di raccolta fondi deve sempre essere conforme al Codice di condotta per la raccolta fondi dell'ente regolatore della raccolta fondi.

Interno

Il team di raccolta fondi dà priorità al lavoro per raggiungere il budget di reddito previsto approvato ogni anno dai fiduciari, per sostenere il lavoro continuo dell'ente benefico.
Affinché i progetti al di fuori del budget annuale approvato possano rientrare negli obiettivi e nei KPI del team di raccolta fondi per l'anno, il personale responsabile del progetto deve compilare un modulo di proposta di progetto con il Trusts and Giving Manager e sottoporlo all'approvazione del Senior Management Team (SMT). Solo dopo che il SMT avrà approvato il progetto, il team di raccolta fondi si occuperà della raccolta fondi.
La raccolta fondi per progetti volti a fornire, migliorare o ampliare i servizi NRAS che non siano stati approvati dall'SMT non deve essere intrapresa in nessuna circostanza.
Le proposte di progetto devono essere concordate almeno 12 mesi prima della data di inizio del progetto, salvo circostanze eccezionali.
Se vengono apportate modifiche a un progetto concordato, tali modifiche devono essere presentate all'SMT per l'approvazione e il team di raccolta fondi deve esserne immediatamente informato.
Se un progetto concordato viene annullato, il team SMT e quello addetto alla raccolta fondi devono esserne immediatamente informati.
Quando si approva un progetto, è necessario predisporre piani di emergenza in caso di fondi insufficienti o di sovvenzioni eccessive.
Ogni membro del team di raccolta fondi della NRAS è tenuto a leggere annualmente il Codice di condotta per la raccolta fondi e a firmarlo per attestare di averlo letto; è tenuto a rispettarlo in ogni momento.
Il personale della NRAS deve sempre consultarsi con il team di raccolta fondi e ottenere l'approvazione del responsabile della raccolta fondi prima di intraprendere qualsiasi attività di raccolta fondi per conto dell'ente benefico.

4. Utilizzo delle donazioni

La NRAS comunica apertamente come sono state utilizzate le donazioni ricevute e da dove provengono i nostri finanziamenti nei nostri bilanci annuali verificati, nella nostra revisione annuale della NRAS e tramite rendicontazioni dirette a privati e trust, se necessario.
Tutti i finanziamenti ricevuti da NRAS vengono valutati per determinare se siano destinati a un progetto specifico o a un aspetto specifico dei nostri principali servizi di beneficenza. Tutte le spese a fronte di finanziamenti vincolati vengono monitorate e dichiarate nei bilanci annuali in conformità con i requisiti di rendicontazione.
Se un sostenitore desidera effettuare una donazione a un'area specifica di attività intrapresa da NRAS (ad esempio, se un genitore di un giovane affetto da AIG desidera che la sua donazione venga utilizzata specificamente per sostenere i servizi AIG-at-NRAS), deve fornire istruzioni scritte in tal senso insieme alla donazione, a meno che tale donazione non sia a titolo di un appello specifico di NRAS, come "Wear Purple". Qualora tale richiesta sia stata presentata e sia stato stabilito che non costituisce un finanziamento vincolato, l'SMT raccomanderà ai fiduciari di classificarla come destinata all'uso per il progetto specificato dal donatore. Le spese vengono quindi contabilizzate in relazione a tali fondi e dichiarate nei bilanci annuali in conformità con gli obblighi di rendicontazione.
Se le richieste riguardanti l'utilizzo dei fondi vengono registrate per iscritto e inviate insieme a una donazione, ma non riflettono il lavoro svolto dall'ente benefico, il donatore verrà sempre contattato per iscritto per spiegare la situazione e chiedere conferma della sua volontà di continuare a sostenere NRAS con la sua donazione. (Ad esempio, se riceviamo una donazione per la ricerca medica, NRAS contatterà il donatore per assicurarsi che sia d'accordo che la sua donazione venga utilizzata per il supporto ai pazienti o per sostenere la ricerca clinica, ma non per finanziare tale ricerca, poiché NRAS non conduce né finanzia la ricerca medica).
Se si riceve una donazione in cui si specifica espressamente che i fondi devono essere utilizzati per la "ricerca", la NRAS può avvisare il donatore per spiegare la natura della ricerca che intraprendiamo o sosteniamo, in linea con i nostri obiettivi di beneficenza.
Se sono stati raccolti fondi per un progetto specifico o per un aspetto specifico dei nostri principali servizi di beneficenza, ma non sono più necessari, la NRAS può utilizzare i fondi raccolti per qualsiasi scopo ritenga opportuno, purché sia in linea con i nostri principali servizi, a condizione che il finanziatore accetti tale riallocazione della donazione.

5. Supporto aziendale e donazioni in natura

Ove possibile, le richieste di finanziamento NRAS vengono inoltrate a più aziende e NRAS negozierà con tutti i suoi sponsor su base paritaria per garantire che nessuna azienda venga trattata in modo diverso dalle altre per quanto riguarda il finanziamento di un particolare progetto.
La NRAS garantirà che il reddito totale derivante dai progetti finanziati dall'industria farmaceutica non supererà il 25% del nostro reddito totale e non supererà il 10% di qualsiasi azienda in un anno.
Sebbene i finanziamenti per progetti specifici possano provenire da aziende sanitarie, farmaceutiche o di altro tipo, la NRAS non sosterrà mai prodotti, trattamenti o servizi.

6. Accettazione e rifiuto di donazioni o offerte di sostegno

La NRAS rispetta la legge e deciderà se accettare o rifiutare la donazione valutando quale azione sia nel migliore interesse generale dell'ente benefico.
La NRAS non accetterà donazioni effettuate da donatori le cui attività siano in diretto conflitto con i migliori interessi dei nostri beneficiari.
La NRAS non accetterà donazioni né collaborerà con aziende o individui che partecipano ad attività che potrebbero danneggiare la reputazione dell'ente benefico.
La NRAS non accetterà donazioni i cui fondi potrebbero essere stati ottenuti in modo illegale o non etico.
La responsabilità ultima di accettare o rifiutare una donazione spetta al Consiglio di amministrazione.
Molte donazioni ricevute dalla NRAS provengono da finanziatori già noti all'ente benefico; tuttavia, se la NRAS riceve una donazione o un'offerta di supporto che ritiene sospetta o di cui non riesce a identificare la fonte, la donazione o l'offerta di supporto potrebbe essere rifiutata.
La NRAS si impegnerà a garantire che non accettiamo donazioni da individui che potrebbero essere considerati vulnerabili e agiremo sempre in conformità con le linee guida dell'ente di regolamentazione della raccolta fondi, come stabilito nel Codice di condotta per la raccolta fondi.
Tutte le donazioni ricevute da NRAS verranno registrate su Salesforce entro una settimana.
Per ogni donazione ricevuta che non sia un regalo in memoria (vedi sotto) verrà inviata una conferma di ricezione e un ringraziamento.
Per le donazioni ricevute in memoria, tutte le donazioni verranno registrate su Salesforce e salvate a nome del defunto.
I dati dei donatori saranno conservati in conformità con il GDPR e l'Informativa sulla privacy della NRAS.
Occasionalmente, i donatori effettuano più pagamenti per errore e richiedono il rimborso del pagamento indesiderato. Sebbene NRAS non sia legalmente obbligata a rimborsare una donazione, l'ente benefico può esaminare le circostanze caso per caso ed effettuare rimborsi se ritenuto opportuno, quando si verifica un errore reale o un guasto nel nostro sistema di elaborazione dei pagamenti online o in situazioni in cui il donatore è ritenuto vulnerabile in relazione al suo processo decisionale.
Se un donatore chiede il rimborso della propria donazione perché l'ha versata per errore alla NRAS e intendeva che il pagamento andasse a un ente di beneficenza diverso, la NRAS rimborserà la donazione, a condizione che tale richiesta venga inoltrata entro un periodo di tempo ragionevole.
Se un donatore contatta NRAS per chiedere la restituzione totale o parziale della sua donazione, non ha il diritto legale di farlo. NRAS ha la responsabilità legale di destinare la donazione al suo scopo benefico una volta ricevuti i fondi, quindi non può rimborsare una donazione se il donatore ha cambiato idea.
La NRAS segnalerà alla commissione di beneficenza qualsiasi donazione non verificata o sospetta superiore a £ 25.000 effettuata all'ente benefico.
Il Gift Aid verrà richiesto solo se è stata compilata una dichiarazione Gift Aid come documento separato o come parte di una busta di raccolta, che è stata restituita all'ufficio per l'archiviazione o senza documento se è possibile presentare una richiesta nell'ambito del programma per piccole donazioni.
Di norma, la NRAS non prenderà in considerazione l'effettuazione di pagamenti de minimis o ex gratia a terzi, a meno che non si verifichino circostanze in cui l'accesso ai fondi a cui la NRAS ha legalmente diritto sia messo a rischio.
Le decisioni sui pagamenti ex gratia inferiori a £ 1.000 saranno delegate al Senior Management Team della NRAS e non richiederanno l'approvazione del fiduciario.

7. Gestione del contante

Ci sono momenti in cui la NRAS o chi raccoglie fondi per conto della NRAS raccoglie e gestisce donazioni in contanti. Questi momenti sono rari e il team addetto alla raccolta fondi cerca sempre di dare priorità ad altri metodi di pagamento, se possibile.
Se si effettua una raccolta di denaro contante, è necessario predisporre in anticipo un piano di gestione del denaro contante, che deve essere firmato dal Direttore della raccolta fondi e del marketing.
Se si conserva denaro contante in ufficio, è necessario tenerlo sempre sotto chiave.
L'importo totale di denaro contante conservato in ufficio non deve superare il livello coperto dalla polizza assicurativa dell'ente benefico. Il denaro contante deve essere trasportato in conformità con la polizza assicurativa dell'ente benefico. Verrà organizzato un trasporto privato per la raccolta di denaro contante qualora si preveda che le somme raccolte superino l'importo consentito dalla polizza assicurativa dell'ente benefico.
Il denaro raccolto da o per conto della NRAS deve essere conteggiato e assistito da almeno due persone; inoltre, il cassiere deve firmare un verbale dell'importo conteggiato e controfirmato dalla seconda persona presente.
È possibile inviare ai raccoglitori di fondi della comunità una ricevuta di versamento in modo che il denaro possa essere depositato direttamente sul conto bancario della NRAS.
In alternativa, è possibile depositare denaro contante sul conto bancario del raccoglitore di fondi e procedere con un bonifico BACS per inviare i fondi al conto bancario NRAS entro cinque giorni lavorativi dalla raccolta.
I raccoglitori di fondi della comunità che depositano denaro sul conto bancario NRAS devono ricevere linee guida sulla gestione del denaro contante.

8. Altri documenti correlati: