Ratunek

Polityka zbierania funduszy

Polityka Narodowego Towarzystwa Reumatoidalnego Zapalenia Stawów (NRAS) w zakresie zbierania funduszy – sierpień 2023 r

Odpowiedzialność Opieka 
Data dokumentu 31/08/23
Menedżer dokumentów Dyrektor ds. pozyskiwania funduszy i marketingu 
Data przeglądu Wrzesień 2024

1. Cel Polityki 

  • Narodowe Towarzystwo Reumatoidalnego Zapalenia Stawów (NRAS) jest zarejestrowaną organizacją charytatywną, która opiera się na dochodach ze zbiórek funduszy, aby świadczyć usługi swoim beneficjentom. NRAS świadczy usługi zgodnie ze swoim charytatywnym celem, jakim jest informowanie, wspieranie i wzmacnianie wszystkich osób w Wielkiej Brytanii cierpiących na reumatoidalne zapalenie stawów (RZS) i młodzieńcze idiopatyczne zapalenie stawów (MIZS). 
  • NRAS jest członkiem Organu Regulacyjnego ds. Zbiórek Funduszy i zobowiązuje się do prowadzenia wyłącznie zbiórek funduszy zgodnych z Kodeksem Praktyk Zbiórek Funduszy Organu Regulacyjnego oraz do działania zgodnie z obietnicą Organu Regulacyjnego ds. Zbiórek Funduszy, zakładającą otwartość, uczciwość, sprawiedliwość i zgodność z prawem. 
  • Niniejsza polityka określa, jak NRAS będzie działać etycznie i odpowiedzialnie w zakresie pozyskiwania funduszy. Wszyscy powiernicy, pracownicy i wolontariusze, którzy zbierają fundusze w imieniu NRAS, są zobowiązani do przestrzegania Kodeksu Praktyk Zbiórek Funduszy Organu Nadzorującego Zbiórki Funduszy, ram prawnych Komisji ds. Organizacji Charytatywnych oraz Polityki Zbiórek Funduszy NRAS. 

2. Standardy zbierania funduszy 

  • NRAS przestrzega Kodeksu Praktyk Zbiórek Funduszy wydanego przez Organ Nadzoru ds. Zbiórek Funduszy i kluczowych zasad zawartych w tym kodeksie. Nasze członkostwo wymaga od nas złożenia obietnicy dotyczącej zbiórki funduszy, co oznacza, że ​​zobowiązujemy się wobec darczyńców i osób zajmujących się zbiórkami, że nasza zbiórka funduszy jest legalna, otwarta, uczciwa i pełna szacunku. 
  • Pełny Kodeks postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy można przeczytać tutaj. 

3. Zbiórka funduszy i zatwierdzenie projektu 

Zewnętrzny 

  • Pracownicy, powiernicy, członkowie, wolontariusze lub osoby spoza organizacji NRAS powinni uzyskać zgodę członka zespołu ds. zbierania funduszy na swoje inicjatywy związane ze zbiórką funduszy przed ich podjęciem. 
  • NRAS nigdy nie gromadzi funduszy na rzecz osób trzecich. Działania fundraisingowe podejmowane z wykorzystaniem numerów organizacji charytatywnej zarejestrowanych w NRAS mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu finansowania świadczenia usług NRAS, zgodnie z opisem w naszej rejestracji w Komisji ds. Organizacji Charytatywnych. 
  • Wykorzystanie numerów organizacji charytatywnej NRAS w celu zbierania funduszy musi być zawsze zgodne z Kodeksem praktyk zbierania funduszy organu regulacyjnego ds. zbierania funduszy. 

Wewnętrzny 

  • Zespół ds. pozyskiwania funduszy ustala priorytety w zakresie realizacji budżetu docelowego dotyczącego dochodów, zatwierdzanego co roku przez Radę Powierniczą, w celu wsparcia bieżącej działalności organizacji charytatywnej. 
  • Aby projekty wykraczające poza zatwierdzony roczny budżet mogły zostać uwzględnione w celach i wskaźnikach KPI zespołu ds. pozyskiwania funduszy na dany rok, pracownicy odpowiedzialni za projekt muszą wypełnić Formularz Propozycji Projektu z Kierownikiem ds. Funduszy i Darowizn i przesłać go do zatwierdzenia Zespołowi Kierowniczemu (SMT). Dopiero po zatwierdzeniu projektu przez SMT zespół ds. pozyskiwania funduszy podejmie się jego finansowania. 
  • Pod żadnym pozorem nie należy podejmować zbiórki środków na projekty mające na celu dostarczanie, ulepszanie lub rozszerzanie usług NRAS, które nie zostały zatwierdzone przez SMT. 
  • Propozycje projektów muszą zostać uzgodnione co najmniej 12 miesięcy przed datą rozpoczęcia projektu, z wyjątkiem okoliczności nadzwyczajnych. 
  • Jeśli w uzgodnionym projekcie zostaną wprowadzone zmiany, zmiany te muszą zostać przedstawione do zatwierdzenia SMT, a zespół zajmujący się pozyskiwaniem funduszy musi zostać natychmiast o tym powiadomiony. 
  • W przypadku anulowania uzgodnionego projektu należy niezwłocznie powiadomić zespół SMT oraz zespół ds. pozyskiwania funduszy. 
  • Plany awaryjne należy wdrożyć po zatwierdzeniu projektu na wypadek niewystarczających środków finansowych lub nadwyżki środków. 
  • Każdy członek zespołu ds. pozyskiwania funduszy NRAS jest zobowiązany do corocznego zapoznania się z Kodeksem postępowania w zakresie pozyskiwania funduszy i podpisania go, co stanowi oświadczenie o zapoznaniu się z nim. Zobowiązuje się do przestrzegania kodeksu w każdej sytuacji. 
  • Pracownicy NRAS muszą zawsze konsultować się z zespołem ds. zbierania funduszy i uzyskać zgodę Kierownika Działu Zbiórki Funduszy, zanim podejmą jakiekolwiek działania związane ze zbieraniem funduszy na rzecz organizacji charytatywnej. 

4. Wykorzystanie darowizn 

  • NRAS otwarcie informuje, w jaki sposób wykorzystano otrzymane darowizny i skąd pochodziły nasze fundusze, w corocznych sprawozdaniach finansowych, corocznym sprawozdaniu NRAS oraz w razie potrzeby w sprawozdaniach składanych bezpośrednio osobom fizycznym i fundacjom. 
  • Wszystkie środki finansowe otrzymane przez NRAS są oceniane pod kątem ich przeznaczenia na konkretny projekt lub konkretny aspekt naszych podstawowych działań charytatywnych. Wszystkie wydatki z ograniczonych środków są monitorowane i ujawniane w sprawozdaniach rocznych zgodnie z wymogami sprawozdawczymi. 
  • Jeśli darczyńca chce przekazać darowiznę na konkretny obszar działalności NRAS (na przykład, jeśli rodzic młodej osoby z JIA chciałby, aby jego darowizna została przeznaczona na wsparcie usług JIA-at-NRAS), powinien dołączyć do darowizny pisemne polecenie w tej sprawie, chyba że darowizna jest związana z konkretnym apelem NRAS, takim jak „Noś Fiolet”. W przypadku złożenia takiego wniosku i ustalenia, że ​​nie stanowi on ograniczonego finansowania, SMT zarekomenduje Zarządowi Powierniczemu zaklasyfikowanie darowizny jako przeznaczonej na projekt wskazany przez darczyńcę. Wydatki są następnie porównywane z tymi funduszami i wykazywane w Rocznym Sprawozdaniu Finansowym zgodnie z wymogami sprawozdawczymi. 
  • Jeśli życzenia dotyczące wykorzystania środków zostaną zapisane na piśmie i przesłane wraz z darowizną, ale nie będą odzwierciedlać działań organizacji charytatywnej, darczyńca zostanie zawsze pisemnie poinformowany o sytuacji i poproszony o potwierdzenie, że chce nadal wspierać NRAS swoją darowizną. (Na przykład, jeśli otrzymamy darowiznę na badania medyczne, NRAS skontaktuje się z darczyńcą, aby upewnić się, że wyraża on zgodę na wykorzystanie darowizny na wsparcie pacjentów lub na wsparcie badań klinicznych, ale nie na finansowanie takich badań, ponieważ NRAS nie prowadzi ani nie finansuje badań medycznych). 
  • W przypadku otrzymania darowizny, w której wyraźnie wskazano, że środki zostaną przeznaczone na „badania”, NRAS może powiadomić darczyńcę o charakterze badań, które prowadzimy lub wspieramy zgodnie z naszymi celami charytatywnymi. 
  • Jeżeli środki finansowe zostały zebrane na konkretny projekt lub na konkretny aspekt naszych podstawowych usług charytatywnych, ale nie są już potrzebne, NRAS może wykorzystać zebrane środki w dowolnym celu, jaki uzna za stosowny i zgodny z naszymi podstawowymi usługami, pod warunkiem, że fundator wyrazi zgodę na takie ponowne przeznaczenie darowizny. 

5. Wsparcie korporacyjne i darowizny rzeczowe 

  • Zawsze, gdy jest to możliwe, wnioski o finansowanie w ramach NRAS kierowane są do szeregu firm, a NRAS będzie negocjować ze wszystkimi swoimi sponsorami na równych zasadach, aby mieć pewność, że żadna firma nie będzie traktowana inaczej niż inna w kwestii finansowania konkretnego projektu.
  • NRAS zapewni, że łączny dochód z projektów finansowanych przez sektor farmaceutyczny nie przekroczy 25% naszego łącznego dochodu, a także nie przekroczy 10% dochodu żadnej jednej firmy w ciągu jednego roku.
  • Chociaż środki finansowe na konkretne projekty mogą być otrzymywane od firm z branży opieki zdrowotnej, farmaceutycznej lub innych, NRAS nigdy nie będzie rekomendować produktów, metod leczenia ani usług. 

6. Przyjmowanie i odmowa darowizn lub ofert wsparcia 

  • NRAS przestrzega prawa i podejmuje decyzję o przyjęciu lub odmowie darowizny, biorąc pod uwagę, które działanie leży w najlepszym ogólnym interesie organizacji charytatywnej. 
  • NRAS nie przyjmuje darowizn od darczyńców, których działalność jest w bezpośrednim konflikcie z interesami naszych beneficjentów. 
  • NRAS nie przyjmuje darowizn ani nie współpracuje z firmami i osobami fizycznymi biorącymi udział w działaniach mogących zaszkodzić reputacji organizacji charytatywnej. 
  • NRAS nie przyjmuje darowizn, z których środki mogły zostać pozyskane nielegalnie lub nieetycznie. 
  • Ostateczna odpowiedzialność za przyjęcie lub odrzucenie darowizny spoczywa na Radzie Powierniczej. 
  • Wiele darowizn otrzymywanych przez NRAS pochodzi od fundatorów, którzy są już znani organizacji charytatywnej. Jeśli jednak NRAS otrzyma darowiznę lub ofertę wsparcia, którą uzna za podejrzaną lub której źródła nie można ustalić, darowizna lub oferta wsparcia może zostać odrzucona. 
  • NRAS dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować, że nie będziemy przyjmować darowizn od osób, które mogą być uznane za osoby bezbronne. Będziemy zawsze działać zgodnie z wytycznymi Organu Nadzoru Zbiórek Funduszy, określonymi w Kodeksie dobrych praktyk w zakresie zbiórek funduszy. 
  • Wszystkie darowizny otrzymane przez NRAS zostaną zarejestrowane w systemie Salesforce w ciągu jednego tygodnia. 
  • Potwierdzenie otrzymania każdej darowizny indywidualnej, która nie jest darem In Memoriam (patrz poniżej), zostanie wysłane wraz z podziękowaniami. 
  • W przypadku darowizn przekazanych w ramach akcji In Memoriam wszystkie darowizny zostaną zarejestrowane w systemie Salesforce i zapisane pod imieniem i nazwiskiem osoby zmarłej. 
  • Dane darczyńców będą przechowywane zgodnie z rozporządzeniem RODO oraz Polityką prywatności NRAS. 
  • Zdarza się, że darczyńcy dokonują wielu wpłat omyłkowo i żądają zwrotu niezamierzonej wpłaty. Chociaż NRAS nie jest prawnie zobowiązany do zwrotu darowizny, organizacja charytatywna może rozpatrywać okoliczności indywidualnie i dokonać zwrotu, jeśli uzna to za stosowne, w przypadku rzeczywistego błędu, awarii naszego systemu przetwarzania płatności online lub w sytuacjach, gdy darczyńca zostanie uznany za osobę narażoną na ryzyko w związku z podejmowanymi przez niego decyzjami. 
  • Jeżeli darczyńca poprosi o zwrot darowizny, ponieważ omyłkowo wpłacił ją do NRAS i zamierzał przekazać ją innej organizacji charytatywnej, NRAS zwróci darowiznę, pod warunkiem że prośba taka zostanie złożona w rozsądnym terminie. 
  • Jeśli darczyńca skontaktuje się z NRAS i poprosi o zwrot całości lub części darowizny, nie ma do tego prawa. NRAS ma prawny obowiązek przeznaczenia darowizny na cele charytatywne po otrzymaniu środków, więc nie może dokonać zwrotu darowizny, jeśli darczyńca zmienił zdanie. 
  • NRAS zgłosi komisji ds. organizacji charytatywnych wszelkie niezweryfikowane lub podejrzane darowizny na kwotę przekraczającą 25 000 funtów przekazane na rzecz organizacji charytatywnej. 
  • Darowizna Gift Aid będzie rozpatrywana wyłącznie w przypadku, gdy deklaracja Gift Aid zostanie wypełniona jako osobny dokument lub jako część koperty na zbiórkę, którą zwrócono do biura w celu złożenia lub bez dokumentu, jeśli wniosek można złożyć w ramach programu małych darowizn. 
  • NRAS zazwyczaj nie bierze pod uwagę dokonywania płatności de minimis lub ex gratia na rzecz osób trzecich, chyba że zaistnieją okoliczności, w których dostęp do środków, do których NRAS jest prawnie uprawniony, zostanie zagrożony. 
  • Decyzje dotyczące płatności pozasądowych w kwocie poniżej 1000 GBP zostaną przekazane kadrze kierowniczej wyższego szczebla NRAS i nie będą wymagały zatwierdzenia przez powiernika. 

7. Obsługa gotówki 

  • Zdarzają się sytuacje, gdy NRAS lub osoby zbierające fundusze w imieniu NRAS będą zbierać i obsługiwać darowizny pieniężne. Takie sytuacje zdarzają się rzadko, a zespół zbierający fundusze zawsze stara się w miarę możliwości priorytetowo traktować inne metody płatności.
  • Jeśli odbywa się zbiórka gotówki, należy wcześniej przygotować plan postępowania z gotówką, który musi zostać zatwierdzony przez Dyrektora ds. Zbiórki Funduszy i Marketingu. 
  • Jeśli w biurze przechowywana jest gotówka, musi być ona przez cały czas zamknięta. 
  • Łączna kwota gotówki przechowywanej w biurze nie powinna przekraczać kwoty objętej polisą ubezpieczeniową organizacji charytatywnej. Gotówka musi być transportowana zgodnie z polisą ubezpieczeniową organizacji charytatywnej. Prywatny transport do zbiórek gotówki zostanie zorganizowany, jeśli zebrane kwoty prawdopodobnie przekroczą kwotę dozwoloną w polisie ubezpieczeniowej organizacji charytatywnej. 
  • Gotówka zebrana przez NRAS lub w jego imieniu musi zostać zliczona w obecności co najmniej dwóch osób, a zapis zliczonej kwoty musi zostać podpisany przez osobę obsługującą kasę i kontrasygnowany przez drugą obecną osobę. 
  • Osoby organizujące zbiórki społeczne mogą otrzymać potwierdzenie wpłaty, aby pieniądze mogły zostać wpłacone bezpośrednio na rachunek bankowy NRAS. 
  • Alternatywnie, gotówkę można wpłacić na rachunek bankowy organizatora zbiórki, a następnie dokonać przelewu BACS, aby przesłać środki na rachunek bankowy NRAS w ciągu pięciu dni roboczych od daty wpłaty. 
  • Organizujący zbiórki społeczne wpłacający pieniądze na rachunek bankowy NRAS powinni otrzymać wytyczne dotyczące obchodzenia się z gotówką. 

8. Inne powiązane dokumenty: